アメリカ進出した日本企業の場合、少人数制のチームメンバーや担当者でプロジェクトやビジネスを運用していて、人的リソース不足から業務委託を考える場合も多いでしょう。
アメリカでは業務の一部やプロジェクト単位でオンラインアシスタントへ業務を外注することが主流で、自社社員でなくてもマニュアルやルールがあれば作業可能な業務に関して、外部に依頼する場合がよくあります。
この記事では、バックオフィス系の業務をオンラインアシスタントへ依頼したいときの方法や、業務の振り分け方、自社社員が行うべき作業とオンラインアシスタントへ外注すべき作業についてご紹介しています。
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バックオフィス系のタスクをオンラインアシスタントへ依頼するメリット
アメリカでビジネスを行う日本企業は、全てのバックオフィス系の作業を英語で遂行する必要があり、言葉の壁により作業時間が大幅に増えてしまったり、外部とのコミュニケーションが円滑に進まない場合があります。
また日本とアメリカの時差により、担当者と連絡がなかなか取れなかったり、緊急事態でも対応できない事態も発生します。
さらに両国で必要なデータが異なる業務も多く、日本でバックオフィス系の業務を得意とする方の場合でも、アメリカにおける基本的なルールなどを新たに学ぶ必要があります。
このようなことから日本企業の場合、アメリカでバックオフィス業務を行うことが大変だと感じるかもしれません。
アメリカでビジネスを行なっており、バックオフィス悩みを抱えている場合、オンラインアシスタントにバックオフィス系の業務を外注すると良いでしょう。
特に、オンラインアシスタントに依頼するバックオフィス業務をタスクごとに切り分け外注すると、依頼者側もタスクの進捗状況など、業務の管理が明確となりミスコミュニケーションも未然に防ぐことが可能となります。
また、バックオフィスをオンラインアシスタントへ業務委託することで、コア業務に集中することができるので少人数でアメリカのビジネスを運営している企業にもおすすめだと言えるでしょう。
バックオフィスのコア業務とノンコア業務
では実際にコア業務とノンコア業務とは一体どのような業務を指すのでしょうか？
コア業務
- 会社の利益に直結する業務
- 属人化しやすい業務
- ビジネスの中核となる業務
- ルーティン化が難しい業務
- 特別な作業が必要な業務
このように会社の経営陣や、核となる社員が業務を遂行する必要のある作業が「コア業務」であると言えます。
ノンコア業務
- 利益に直結しない業務
- ルーティン化できる業務
- 標準化しやすい業務
- 外注できる業務
マニュアルやルールなどを事前に準備した内容に従い、多くの人が行える作業が「ノンコア業務」であると言えます。
バックオフィスのコア業務とノンコア業務
上記でご紹介した内容から、自社で日常的に行なっている業務を「コア業務」と「ノンコア業務」へと振り分けます。
| コア業務 | ノンコア業務 |
| クライアント対応 | カスタマーサポート |
| 商談 | アポ獲得、日程調整、資料作成 |
| 予算・業績管理 | 給与計算、経費計算、現金出納管理、請求書発送 |
| 物流管理 | 在庫管理、商品の梱包・出荷、返品対応 |
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オンラインアシスタントへ依頼するか判断となる基準や手順
オンラインアシスタントに業務委託を行いたい場合、どのような業務を依頼するか・依頼できるか、自社でタスクを切り取る必要があります。
まずは社内メンバーの業務を徹底的に洗い出しましょう。業務を洗い出したらをその業務をカテゴリごとに分けましょう。
カテゴリごとに業務を分けた後、自社メンバーが行うべきコア業務と、オンラインアシスタントへ依頼できるノンコア業務にさらに振り分けます。
具体的な例として、担当者や自社社員にしか判断できない仕事（コア業務）、マニュアルやルールをもとに行える仕事（ノンコア業務）だという判断基準を設定すると、コア業務とノンコア業務の振り分けが容易となります。
またノンコア業務であるマニュアルやルールが社内で準備されていない場合、オンラインアシスタントへマニュアルやルールの作成をまず業務委託すると自社でマニュアルなどを作成する必要がなく、また外部のアドバイスや意見を参考により他者に分かりやすいマニュアルやルールを作成することが叶うでしょう。
オンラインアシスタント/Emily.
オンラインアシスタントへバックオフィス系業務を依頼する方法についてご紹介していますが「どのオンラインアシスタントサービスに業務委託するといいか分からない。」「英語があまり得意ではなくアメリカのオンラインアシスタントに詳しくないため委託すること自体が難しい。」などのような理由から、オンラインアシスタントの利用を躊躇している場合、日系のオンラインアシスタントへ業務委託すると良いでしょう。
オンラインアシスタント/Emily.では、アメリカ在住の日米バイリンガルのアシスタントがアメリカでビジネスを行う日本企業のサポートを行なっております。
在籍するアシスタントは英語と日本語で業務を行なっているため、社内に英語話者がいない場合でもオンラインアシスタント/Emily.のアシスタントが、アメリカ現地の担当者となりノンコア業務のサポートや外部と円滑なコミュニケーションを取ることが可能です。
また業務の洗い出しやマニュアル、ルール作成など「コア業務」と「ノンコア業務」に振り分ける作業のサポートも行なっているので、業務の切り出しに時間が取れず、業務委託までの作業が滞っている日本企業の場合でも、気軽に依頼できるオンラインアシスタントです。
アメリカ進出を果たし、事業を展開する日本企業や日系スタートアップが直面する課題の一つにバックオフィス部門のリソース不足があります。組織の円滑な運営や業務プロセスのサポートを行う部門が担当する業務は広範囲であることが多いです。さらに、[…]
まとめ
バックオフィス業務をオンラインアシスタントへ依頼する方法についてご紹介しました。
業務の洗い出しと、コア業務とノンコア業務へ振り分けすることで、自社社員が行うべき作業とオンラインアシスタントへ外注するべき作業が明確となります。
業務の洗い出し、コア業務とノンコア業務の振り分けるが膨大にあり着手することが難しい場合でも、オンラインアシスタントへ業務の洗い出しと振り分けを依頼することで、今後は業務委託するべきノンコア業務が明確となり、自社社員がコア業務に専念することが可能となります。
アメリカでビジネスを大きく成長させたい場合、ノンコア業務はオンラインアシスタントへ依頼し、コア業務に集中できる環境を作りましょう。
アメリカでのビジネスを拡大するにあたり、必ず必要となるバックオフィス業務。経理や総務などの日本での経験があっても、慣習やルールの違いなどもありややこしい場合もあるでしょう。また、少ない人員で効率的・効果的に業務を回していくにあたって[…]
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