在米企業バックオフィス部門にオンラインアシスタントがもたらすメリット

アメリカでのバックオフィスにオンラインアシスタントがおすすめな理由

アメリカ進出を果たし、事業を展開する日本企業や日系スタートアップが直面する課題の一つにバックオフィス部門のリソース不足があります。組織の円滑な運営や業務プロセスのサポートを行う部門が担当する業務は広範囲であることが多いです。

さらに、一部の担当者が日・英両言語を使い分けておこなう業務、複数のビジネス文化間の連携を担う役割、ローカルのソフトウェアを使うタスクは単純なものではないでしょう。多岐に渡る業務を受け持ち、時間や人材が足りず、業務過多になってしまう状態は残念ながら珍しいことではありません。

この記事では、多くの在米企業が抱える課題とその解決策としてオンラインアシスタントがお勧めできる理由をご紹介します。

オンラインアシスタント/Emilyではアメリカ事業に欠かせない業務を幅広くサポートしています。
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在米企業の人的リソースの傾向

海外拠点は日本の拠点と比べ限られた人員で運営されていることが多く、各社員が受け持つエリアが広いことから時間的余力に欠いた状況を招いています。ジェトロが2023年9月にアメリカ国内の日系企業を対象に実施したアンケート調査では回答企業の約7割が人材不足を課題と認識していると回答しています(同様の調査における全世界平均を上回る数値)。

また、経営者やディレクター、マネージャーレベルの管理職が細かな経理・人事業務やアドミン系実務に追われてしまい、役職本来の経営企画・財務的戦略については長時間労働することでどうにかカバーするという非効率な実態も見受けられます。

日本本社との物理的距離、時差はさることながら、様々な要因が重なり、本社にとって海外子会社内の人事環境は実感されにくい側面です。ローカル社員の離職の影響や雇用に関わる法律の違いもその一部と言えるでしょう。

結果、部門の新設や増員は検討されなかったり、予算決裁がおりにくい状況だったりと慢性的にマンパワー不足に悩まされます。

海外拠点のマネジメント部門が本来責任をもつ経営戦略や目標の管理に充てられる時間が不足することで誤った方向性に進んでしまうと、社員全体の生産性や満足度の低下、さらに離職、アメリカ市場における競争力の衰えにつながるリスクにもつながります。

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アメリカのオンラインアシスタント

日系企業のバックオフィス部門の兼任の状況

バックオフィス部門やマネジメント部門の兼務の状況を以下に数例挙げました。

  • 事業主が経理会計事務や人事庶務にあたる。細かいデータ入力・確認についてもやむを得ず行う。
  • マネジメントが給与支払い業務を担う。出張中も頼める人がいない為、出張先から対応。
  • ディレクターが会計、財務、採用・法務全般をカバーし繁忙期が重なる時も同様。
  • 人事・総務部門が駐在員・赴任者家族サポートを担当。国外からきた出張者対応も行う。
  • 経理担当者が受付業務を担い、来客者対応を行う。月次・年次の繁忙期も同様の対応。
  • 日本語と英語が使える一部の従業員が本来の担当ではない翻訳業務を請け負う。

過剰な兼務や責任が続くことでの従業員満足度、定着率への影響は大きく、さらに適切な改善策を講じずに慌てて雇用してもさらに短期で辞めてしまうという離職の連鎖を招きます。

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解決策としてオンラインアシスタントを利用するメリット

オンラインアシスタント/Emilyでは人材リソースに課題を抱えるバックオフィス部門担当者の方や事業拡大を検討する事業者の方よりご相談をいただき、在米の日本語英語バイリンガルアシスタントによるサポートを完全リモートで提供しています。

在米の日本企業にとってどんな利点があるのかを見てみましょう。

アメリカのビジネス環境での実績、経験

米国特有の慣習や商習慣を理解しているアメリカ在住のプロフェッショナル・アシスタントが事業を支援。

言語面での安心感

バックオフィス部門の担当者の方からはもちろんのこと、日本から渡航したばかりの駐在社員の方が安心して連絡できる日本語・英語対応のスタッフがサポート。

研修・教育費不要

各分野の専門的な知識やスキルを持った人材が、即戦力として業務を支援。社員採用後に通常必要となる研修、人材開発費が不要。

サポート開始までのコスト効率

コンサルテーションから契約、アサインメント開始までスムーズに進行。求人募集、採用、雇用に関わる労力、紹介手数料等が不要。

月20-30時間といった最低限の稼働時間

フルタイム採用と比べてコスト削減が可能。ニーズに応じてサポートを依頼できることからタイム・マネジメント向上を実現。

適応力あるサービス

必要に応じて外部関係者やベンダーとの予約調整や問い合わせ等の対応が可能。

業務負荷の軽減

対応時間や対応範囲など予算や希望に応じたサポートが可能。急ぎのプロジェクト要員等のニーズに柔軟に対応。

より良い関係性

リモートだからこその立ち位置で、同じミッションに向かうチームメンバーとして併走するオンラインアシスタント/Emily。オフィス内にゆとりがうまれ、円滑なコミュニケーション促進にも寄与。より良いチームビルディングに繋げられる。

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オンラインアシスタント

まとめ

アメリカで事業展開する日本企業が陥りやすいリソースの傾向とオンラインアシスタント/Emilyのサービスを解決策として利用するメリットについてご紹介しました。リモート・アシスタントをアウトソーシングすることはフルタイム社員の採用や紹介派遣等に比べコスト効率が高く、業務負荷軽減につながります。

社員の離職が重なり人材・労働力確保に課題を感じている事業主の方、プロジェクトの成功を目指す上で今のマンパワーでは足りない、適切なスキルを持つパートナーを探したいご担当者の方、お気軽にオンラインアシスタント/Emilyまでご相談ください。

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