アメリカでのビジネスを拡大するにあたり、必ず必要となるバックオフィス業務。経理や総務などの日本での経験があっても、慣習やルールの違いなどもありややこしい場合もあるでしょう。
また、少ない人員で効率的・効果的に業務を回していくにあたって業務効率化を図ることは、ビジネスを成功に導くために役立ちます。
今回は、アメリカでよく使われているバックオフィス、業務効率化のためのおすすめなツールを紹介します。
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バックオフィス系
①リモートワーク企業にとって必須の時間管理ツール「Top Tracker」
Top Trackerは、効率的な時間管理とチームのタスク管理を支援するオンラインツールです。このツールは、プロジェクトやタスクの進捗状況をリアルタイムで把握できるダッシュボードを提供し、タスクごとに時間を記録できる機能を備えています。また、チームメンバーの作業時間を記録し、レポートを作成してくれるため、業務の効率化や時間の最適化につながります。
マネージャーはTop Trackerを使用して、各タスクの進捗状況を可視化し、チーム全体の作業時間を確認できます。メンバーはそれぞれの作業時間を記録し、プロジェクトの進行状況や時間の使い方を把握することができます。
さらに、このデータをもとに作業の優先順位を決定したり、過去のデータを活用して今後のプロジェクトの計画を立てたりすることが可能です。Top Trackerは、タスク管理と時間の効率的な活用を目指す企業にとって貴重なツールとなるでしょう。Top Trackerは無料で利用できることもお勧めなポイントです。
②ビジネスの成長を支えるHRソリューション「Gusto」
Gustoは、給与計算や人事管理、福利厚生などの人事関連タスクを効率化するためのオールインワンのクラウドベース人事管理ツールです。このプラットフォームでは、従業員の給与支払いや税金の計算、給与明細の作成など、給与関連のプロセスを自動化・簡素化します。また、給与以外にも健康保険、401(k)、労働時間の確認など幅広い人事関連業務をカバーしています。
企業はGustoを使って従業員の給与計算を自動化し、税金や保険料などの差し引きを自動的に行います。従業員は自分の給与明細や福利厚生の情報をオンラインでアクセスし、簡単に管理できます。さらに、新たな従業員を追加する際にも、Gustoは手続きを簡略化し、新規雇用者の情報を容易に追加・管理できます。
給与体系や人事・労務管理システムの整備は事業の基盤づくりにおいて欠かせない要素であり、給与計算システムの決定・導入は非常に重要なステップのひとつであると言えます。この記事では、アメリカのペイロール（給与計算・支払い）ソフトウェアとし[…]
③アメリカで最も使われている会計ツール「QuickBooks Online」
QuickBooks Onlineは、クラウドベースの会計ソフトウェアで、ビジネスの会計・財務管理をシンプルにしてくれます。請求書の作成や支払いの確認、収支の管理、経費の確認、税務申告のサポートなど、多岐にわたる会計関連のタスクを効率化します。
QuickBooks Onlineを使用して請求書をカスタマイズし、クライアントに送信することができ、さらに銀行取引を自動的に読み込んで収支をリアルタイムで把握し、経費の記録を簡単に行えます。税務申告期間には、必要なデータを簡単に抽出して税務申告書の作成をサポートし、効率的に税務処理を行うことが可能です。
使いやすさと機能の豊富さが特徴で、いくつか異なるプランがあり、ビジネスのニーズに合わせて月額利用で選択できるため、カスタマイズ性が高く、さまざまな業界で利用されています。
アメリカ市場でビジネスを展開するうえで、アメリカの複雑な会計規則や税制に関する理解がアメリカでの成功への鍵となります。QuickBooks Onlineは、財務諸表の作成や請求書の発行などが簡単にできるクラウドベースの会計ソフトウェ[…]
④請求書管理を効率化してくれる、オンラインツール「Melio」
Melioを使うことで、請求書の管理や支払いをオンラインで簡素化することができます。手入力だけでなく、写真やファイルをアップロードすることで請求書を管理したり、QuickBooksなどの会計ソフトと連携することもできます。また、専用のメールアドレスへ請求書を送信することで、データ入力作業を削減ができるでしょう。
Melioを利用することで、企業は国内外の取引先への支払いを一元管理できます。また、このサービスでは毎月のサブスクリプション料金は発生せず、ACH銀行振込を無料で利用できることも魅力的です。支払いのオプションは多様で、即日の銀行振込には手数料がかかりますが、事前に手配すれば、手数料なしでACH銀行振込の予約をすることが可能です。
さらに、複数の請求書を一括で支払ったり、分割したり、定期的な支払いを設定したりする機能もあります。支払いプロセスの透明性を高めてくれ、会計士との情報共有にも役立つツールです。
Melioはアメリカで一般的に使われている、請求書管理や支払いをスムーズに行えるツールです。日本企業がアメリカでビジネスを行う際に必要な請求書関連のタスクを効率的に行なうためにおすすめしたいツールの一つです。本ブログでは、Melio[…]
⑤グローバルなビジネスを展開する企業のための国際送金サービス「Wise」
Wiseは、グローバルな送金サービスであり、外国為替手数料を最小限に抑えたり、リアルタイムの為替レートで送金できるなど、国際送金をより簡単にしてくれます。複数の通貨を使って支払いを行ったり、受け取りを行ったりする際にも、非常に競争力のあるレートで提供されています。
簡単な手続きでアカウントを開設でき、ビジネスにおいても使いやすいプラットフォームです。多くの国で利用可能であり、安全かつ効率的な国際送金を実現します。さらに、Wiseは送金のスピードや手数料の透明性など、ユーザーにとって重要な情報を提供するトランスペアレントなプラットフォームとして知られています。また、外貨取引手数料なしで海外で使用できるビジネスデビットカードも、無料で使用することができます。
⑥ドキュメント管理から電子署名まで、契約のオールインワンツール「Panda Doc」
PandaDocは、契約の作成、管理、署名に特化したオールインワンのツールです。ドキュメントをオンラインで作成・管理し、リアルタイムでの電子署名機能を提供します。様々な業種や規模のビジネスに使われ、アプリケーション内でのワークフローを合理化し、契約の管理を容易にします。これにより、承認、コメント、変更の確認がリアルタイムで行えます。
Salesforceなどと組み合わせて、顧客データを自動的にドキュメントにインポートすることもでき、さらに法的拘束力のある電子署名機能やデータの保護に力を入れており、データ保護規制に準拠するための措置を支援しています。PandaDocは、提案、見積書、契約書の作成と管理を効果的に行い、ビジネスプロセスのスピードと透明性を向上させてくれるツールです。
契約社会のアメリカでは、ビジネスや日常生活においてもあらゆる場面で契約書が必要とされ、署名をする機会も多いのではないでしょうか。トラブルを未然に防ぎ、ビジネスプロセスを効率化できるよう、今回の記事では、契約書の作成、管理、署名に特化[…]
⑦効率的な経費管理におすすめなツール「Expensify」
Expensifyは、企業が効率的かつ経費を正しく管理するための理想的なツールです。領収書のスキャン、従業員への払い戻し、経費報告書の作成、請求書の送信などの業務を行うことができます。
従業員は領収書をスキャンすることで、自動でレポートを作成したり、承認を受けることができます。会計担当者は、一元管理のダッシュボードで経費のリクエストを確認したり、即座に払い戻しを行ったり、データをQuickBooksとXeroといったような希望の会計ソフトウェアに自動でインポートできます。
アメリカ市場でビジネスを展開する場合、現地のルールに合わせた経費管理が必須となります。ですが経費管理は非常に複雑で時間を費やすタスクで、ミスやトラブルが発生しやすい業務であると言えます。少人数体制のチームで膨大なタスクをこな[…]
業務効率化系
⑧仕事や情報管理のための万能なツール「Notion」
Notionは、タスク管理、ドキュメント作成、データベース管理など、多岐にわたる機能を1つのプラットフォームで提供する統合型作業環境です。ユーザーは自由にページを作成し、テキストやリンク、画像、チェックリスト、データベース、カレンダーなどを組み合わせてカスタマイズできます。これにより、プロジェクト管理、チームコラボレーション、個人ノートの管理など、さまざまな目的に柔軟に対応できます。
例えば、プロジェクト管理において、Notionはタスクリスト、進捗状況の確認、ファイルの共有を一元管理することができます。社内ドキュメントの管理や情報共有が容易になり、コラボレーションを効率化することができます。
Notionは、使いやすさと多機能性の両方を兼ね備え、ユーザーが自らの作業スタイルに合わせてカスタマイズできる柔軟性があります。そのため、従業員の生産性の向上から、企業全体のコラボレーションまで、様々なニーズに対応する万能なツールとして注目を集めています。
企業や個人のタスク管理や情報整理に効果的なツールとして、日本でも使われていることが多いNotion。実際に目にしたり、使用されている方も多いのではないでしょうか。この記事では、アメリカでビジネスをするにあたって、日本企業がどのようにNoti[…]
⑨ビジネスの生産性を高めるプロジェクト管理ツール「Asana」
Asanaは、ビジネスチーム向けのプロジェクト管理ソフトウェアで、業務の効率化とタスク管理を支援します。インターフェースは、タスクの割り当て、進捗状況の追跡、期限管理など、チームの作業を簡単に一元化できるよう設計されています。例えば、新しいキャンペーンの計画から実行までの一連のタスクをAsanaで管理し、誰がどの仕事をしているかを把握できます。タスクごとにコメントや添付ファイルを追加でき、リアルタイムでのコラボレーションが可能です。
Asanaの強みは、柔軟性とカスタマイズ性にあります。ダッシュボードを使ってプロジェクト全体の進捗状況を可視化し、自動化や統合機能を活用してワークフローを効率化できます。さらに、異なる部署やチーム間でのコミュニケーションを円滑化し、作業の整理と確認を容易にします。プロジェクトの変更やアップデートはリアルタイムで共有され、チーム全体の連携とタスクの進行を促進します。
ビジネスの成功には効率的な業務管理が欠かせませんが、アメリカで事業を行う日本企業は、どのようなツールを利用するといいのでしょうか？この記事では、業務効率化ツールAsanaがどのようにタスクやプロジェクト管理をサポートし、チームのパフ[…]
⑩プロジェクトを効率化する作業管理プラットフォーム「monday.com」
monday.comは、ビジネスにおけるプロジェクト管理やチームコラボレーションを容易にする作業管理プラットフォームで、様々な業界やチームで利用されています。タスクの管理や進捗をリアルタイムで把握できるため、コミュニケーションと作業の効率を向上させます。
このツールでは、作業プロセスを調整したり、さまざまなビジュアルのボードやチャートを利用してタスクを整理したりできます。さらに、monday.comではタスクの自動化や通知設定を行うことで、作業の効率化やチーム間のコラボレーションを強化してくれます。リソースの割り当てやタイムラインの設定、進捗レポートの生成など、プロジェクト管理を支援する多彩な機能も備えています。
アメリカで日本企業がビジネスを展開する際、少人数で業務効率化をはかるためにはどのような方法をとるべきなのでしょうか。その一つに、プロジェクトやタスク管理に特化したプラットフォームを有効活用することが挙げられます。本ブログでは、効率的な[…]
オンラインアシスタント/Emily
オンラインアシスタント/Emilyは、経理、総務などバックオフィス関連業務のサポートだけでなく、特に少ないリソースや予算の中でのアメリカでの事業拡大にあたって役立つ業務効率化のためのサポートも提供できます。
さらに業務整理やマニュアル作成も承っていますので、業務改善にもつながります。また、プロジェクトマネジメントなどにもご活用ください。
企業活動を縁の下で支える部署としてバックオフィス業務は非常に重要となります。ですがバックオフィス業務ではコストなどの関係で、社内で部署を抱えることが難しい場合があります。特にアメリカでビジネスを運用している中小企業は、バックオフィス[…]
まとめ
アメリカでバックオフィスや業務効率化におすすめなツールや、プラットフォームなどをご紹介しました。
日本語に対応していないなどの理由で登録や使用が難しく、ご自身で設定できないとお考えの場合、オンラインアシスタント/Emilyでは、登録・設定、使用方法のご案内などのサポートも行なっております。
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