QuickBooks Onlineとその他ビジネスツールの連携方法

QuickBooks Onlineとその他ビジネスツールの連携方法

日本企業がアメリカでビジネスを運営するにあたり、便利な外部ツールやプラットフォームを使用することで業務時間や人的リソースの削減を図ることができるようになります。

なかでもQuickBooks Onlineは、財務管理において強力なツールとしてアメリカでは有名なプラットフォームで、その他のビジネス関連のツールとも連携することが可能ということで非常に人気を集めています。

QuickBooks Onlineを活用し他のビジネスツールと連携することで、その機能をさらに強化することができデータの一元管理、業務効率の向上、ミス・エラーの減少が実現します。

この記事では、QuickBooks Onlineとその他のビジネス関連ツールとの連携方法について詳しく解説しています。

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外部ツールと連携する重要性やメリット

業務の効率化や簡潔化を図ろうと便利なツールを導入した場合、業務時間が短縮されたり人的リソースが解決したりと利点がたくさんあります。

ですが便利なツールを活用するにあたり、もう少し自社に合う内容にカスタマイズしたいと考えたり、相互性のある外部サービスを導入しさらに簡潔で便利に利用できるようにしたいと考える企業も多いことでしょう。

ここからはQuickBooks Onlineを利用している場合に活用したい外部サービスなどをご紹介します。

データの一元管理

複数のツールでさまざまなデータがバラバラに管理され、データのバラつきや重複などを防ぐためにQuickBooks Onlineにすべてのデータを集約させましょう。

そうすることでデータの一元管理が可能となり、QuickBooks Onlineのみで全てのデータを把握することができるようになります。

ひと目見て全てのデータが集約されているので、データ収集の時間短縮や複雑なデータ管理から解放されることが叶います。

業務の効率化

手動での入力作業の手間を省き、データの自動同期により簡潔で効率的な業務プロセスへと構築させます。

外部ツールとQuickBooks Onlineを連携設定する際には、各種異なるシステム間でデータフィールドのマッピングを行いましょう。

これにより外部のデータが適切な項目となりQuickBooks Onlineにインポートされます。多くの外部ツールはリアルタイムでデータを同期することが可能なため、常に最新の情報を取得することができます。

エラーの減少

手動でのデータ入力を行う際のヒューマンエラーによるミスや重複入力などを防ぎ、データの正確性を向上させましょう。

またデータの同期中に発生したエラーを自動的に検出し、不備や不具合があった場合にはQuickBooks Onlineから通知が届きます。

これによりデータに何らかの問題が発生した場合、すぐに気がつくことができるので常に迅速に正しいデータを収集することが可能となります。

CRM(顧客関係管理)ツールとの連携

Salesforce(セールスフォース)

Salesforceは顧客関係管理ソリューションを中心とした世界的に有名なクラウドサービスで、QuickBooks Onlineと連携することが可能です。

SalesforceとQuickBooks Onlineを連携することで、顧客情報の同期、売上データの自動インポート、請求書発行の自動化が可能となります。

  1. Salesforce AppExchangeにアクセス「QuickBooks Online Connector」を検索
  2. Connectorをインストール、SalesforceアカウントとQuickBooks Onlineアカウントを接続
  3. 双方のツールの同期設定を行い、顧客情報、取引データ、請求書の同期方法を設定

マーケティング、営業、カスタマーサポートなどで幅広く活用することができ、各チーム間のデータを連携することでカスタマーとのコミュニケーションを強化し、カスタマーとの関係を最適化したプロセスでCRM(顧客関係管理)を遂行します。

HubSpot(ハブスポット)

HubSpotは、企業がマーケティング、セールス、コンテンツ管理、カスタマーサービスなどに必要な情報を提供し、一元的に管理できるプラットフォームです。

出典:オンラインアシスタント/Emily. 

HubSpotとQuickBooks Onlineを連携することで、マーケティングおよび営業活動のデータを財務データと統合し、より詳細な顧客分析が可能となります。

  1. HubSpotのApp Marketplaceにアクセスし、「QuickBooks Online」を検索
  2. QuickBooks Onlineをインストール、HubSpotアカウントとQuickBooks Onlineアカウントを接続
  3. 双方のツールより同期設定を行い、顧客情報、取引データ、請求書の同期方法を設定

HubSpotとQuickBooks Onlineを連携し接続すると、請求書を作成したり、ステータスを確認したり、作成した請求書を使用しワークフローをトリガーしたり、カスタムレポートを作成したりすることができます。

出典:HubSpot

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ハブスポット

プロジェクト管理ツールとの連携

Trello(トレロ)

Trelloはプロジェクトごとのタスクや個人的なタスクを管理するためのツールです。

タスクを可視化して整理することができ、その見やすさから家事や家族行事などのプライベートなタスク管理に使用されるケースもあり、約460万人のユーザーが登録しており、そのうち月間のアクティブユーザー数は約100万人となります。

出典:Trello

TrelloとQuickBooks Onlineを連携することで、プロジェクトの進捗状況を財務データとリンクし、コスト管理や予算管理を一元化できます。

  1. Trello Power-Upにアクセスし、「QuickBooks Online」を検索
  2. Power-Upを追加し、TrelloアカウントとQuickBooks Onlineアカウントを接続
  3. ボード設定で必要なリストやカードにQuickBooks Onlineデータを連動する

Asana(アサナ)

Asanaはチームやプロジェクト毎にタスクを一元管理することができるツールで、その操作の簡単さから非常に人気のあるタスク管理ツールとなります。

AsanaとQuickBooks Onlineを連携することで、プロジェクトタスクと経費の追跡が容易になり、プロジェクトの収支管理がスムーズに行えます。

  1. Asana Appsにアクセスし、「QuickBooks Online」を検索
  2. アプリをインストールしAsanaアカウントとQuickBooks Onlineアカウントを接続
  3. プロジェクト設定でタスクやプロジェクトにQuickBooks Onlineデータを連動する
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Eコマースプラットフォームとの連携

Shopify(ショッピファイ)

ShopifyはECサイトのプラットフォームで、豊富なテンプレートの中から好みのデザインを選択し、簡単にオンラインショッピングサイトを開店させることができるサービスです。

操作の簡単さや専門知識がなくても手軽にECサイトを構築することができることから、世界中のEC事業者が利用しているプラットフォームです。

ShopifyとQuickBooks Onlineを連携することで、販売データ、在庫情報、売上レポートを自動的に同期し、財務管理を簡素化します。

  • Shopify App Storeにアクセスし、「QuickBooks Online」を検索
  • アプリをインストールし、ShopifyアカウントとQuickBooks Onlineアカウントを接続
  • 同期設定を行い、販売データ、在庫情報、請求書の同期方法を設定
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オンラインアシスタント/Emily.

QuickBooks Onlineとその他のビジネス関連ツールとの連携方法についてご紹介しましたが、どのビジネスツールを連携すれば良いか分からない場合や、連携の初期設定がうまく連動しない場合、またQuickBooks Onlineの導入自体がまだの場合など、不明点などがある際、アメリカ現地のオンラインアシスタントへ使用目的を伝え、どのツールを活用すると良いかアドバイスをもらうと良いでしょう。

オンラインアシスタント/Emily.では、アメリカ在住の日米バイリンガルのアシスタントが所属しており、アメリカ市場に精通するアシスタントが日本企業のアメリカ進出のサポートを行なっております。

すでにアメリカ進出した日本企業が利用・活用しているツールや、相互性のあるツールを連動させ、アメリカでのビジネスにおける業務をより快適に時間短縮させ、ミスやエラーが起こりにくくなるようなオペレーションを構築するためのサポートを担っています。

まとめ

QuickBooks Onlineとその他のビジネス関連ツールを連携させる方法やポイントなどについてご紹介しました。

ツール同士の連携は作業時間の短縮やミスを防ぐだけではなく、人的リソースの削減にも繋がります。また自動化する業務・作業が増えるほどユーザーにとって、より簡潔なコミュニケーションでサービスを利用することができるので、カスタマーエクスペリエンスの向上も期待することができます。

情報不足により連携方法が不明確であったり、連携の際にトラブルが発生し上手く連動できなかったなどの理由から、便利なはずのツール連携よりトラブルを招いてしまい、業務が滞ってしまう状況であれば現地のオンラインアシスタントに業務のサポートを依頼すると良いでしょう。

ツールの連携やオンラインアシスタントを活用し、より簡潔で便利なオペレーションを構築しアメリカでのビジネスを最適化させましょう。

オンラインアシスタント/Emilyではアメリカ事業に欠かせない業務を幅広くサポートしています。
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