アメリカでビジネスを行う際、請求書や見積書などを作成する業務は、非常に重要であると言えます。ですが、アメリカでは日本と異なる請求書や見積書のフォーマットを準備する必要があります。
アメリカにおけるビジネスで期待される記載事項を把握し、ビジネスの種類に合ったフォーマットで書類を対応することが求められます。
この記事では「QuickBooks Online」を活用して、アメリカのビジネス文化に対応した請求書と見積書を作成するコツをご紹介しています。
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プロフェッショナルで明確なフォーマット
アメリカでは請求書や見積書などの書類は、プロフェッショナルで、明確なフォーマットであることがとても重要となります。
QuickBooks Onlineでは、アメリカにおける請求書や見積書などのテンプレートが用意されており、簡単に見やすく整ったレイアウトを使用することができます。
書類の一部に自社のロゴを追加することで、ブランドイメージを確立し、より信頼感を与える書類を完成させることが可能となります。
信頼感のある書類を作成するために、特に追記する必要がある項目は下記の通りです。
- 会社・ブランドのロゴ
- 会社名
- 連絡先の詳細
- 返品規則
また顧客への特別なメッセージや、次回の購入時の特別割引などの詳細を請求書や見積書に含めることは、リピーター獲得に効果的であると言えます。
QuickBooks Onlineの請求書では、顧客の名前やその他の詳細を簡単に追加することができます。そうすることで、ユーザーを大切にしている企業であることを顧客に対して効果的に示すことができるようになります。
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詳細な項目の記載
アメリカでは、請求書や見積書に詳細な項目を記載することが重視されています。各商品の名称、数量、単価、合計金額などが正しく、明確に表示されていることが求められます。
予めQuickBooks Online上に自社が展開する商品やサービスを登録しておくと、正確な情報をスムーズに提供することが可能となります。
各情報はワンクリックで請求書や見積書に追加することができるので、特に難しい操作や設定の必要はありません。
ですので、初期設定時に各種情報を入力しておくと、経理などの専門知識がない人材でも、簡単に請求書や見積書を作成することができるようになります。
期日を明確にする
アメリカでは、支払い期日や納期を明確にすることが最も重要であると言えます。特に支払い期日は、ビジネスにおける信頼関係の一部とされています。
QuickBooks Onlineでは支払い期限の設定を行え、さらに期日が過ぎた際には、リマインダーを自動送信する機能も搭載されています。
これらの機能により未払いのリスクを軽減し、効率的なキャッシュフローの管理を行うことが可能となります。
QuickBooks Onlineを活用することで、顧客ひとりひとりに支払いの催促や、リマインドを行う必要がなくなるので、ヒューマンエラーや業務過多を防ぐことにも繋がります。
税金の自動計算
アメリカでは州ごとに税率が異なり、顧客の住所に基づき税率が決定します。
50州あるアメリカで各州ごとに税率を管理することは非常に大変ですが、QuickBooks Onlineでは州別の税率を自動計算する機能があり、請求書や見積書に自動で各州の税率を反映させることができます。
税務コンプライアンスを守るためにも、この機能を活用して正確な税金の記載を行うことが非常に重要となります。
もし誤った税率で請求書や見積書を発行した場合、企業の信頼度に関わるトラブルにも発展しかねないので、自動で反映することができるシステムを利用するべきであると言えます。
デジタル送付とオンライン決済
アメリカでは日本に比べてペーパーレス化がはるかに進んでおり、デジタルでの請求書・見積書の送付が一般的となっています。
QuickBooks Onlineでは、請求書や見積書をワンクリックでメール送信することができ、請求書や見積書を受け取った側がオンラインで支払える仕組みも整っています。
これにより、重複した請求書や見積書の発行や、支払いの遅延を防ぎ、迅速かつ間違いのない取引を促進させることができます。
またアメリカ以外の顧客との取引がある場合でも、QuickBooks Onlineであれば複数の通貨をサポートしているため、外貨支払いという複雑なプロセスを簡潔に行うことが可能となります。
この機能により、正確な金額の外貨で見積書と請求書を発行し、さまざまな国の顧客への請求プロセスが簡素化されます。
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まとめ
QuickBooks Onlineを活用して、アメリカのビジネス文化に対応した請求書と見積書を作成するコツをご紹介しました。
請求書や見積書など、間違いが起こってはならない書類を作成する場合、QuickBooks Onlineを利用することで確実にミスを防ぐことができるようになります。
またアメリカ独特のルールである州ごとに異なる税率に関しても、QuickBooks Online上で設定するだけで、自動計算してくれるので、税率に関した作業に時間を費やす必要もありません。
ビジネスを行ううえで、間違いのない請求書と見積書の発行は必須項目となります。
QuickBooks Onlineを活用して、時間をかけずにミスを防ぎ、顧客に信頼感を提供できるようにしましょう。
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オンラインアシスタント/Emily.
で請求書と見積書を作成する必要性についてお伝えしましたが、自社で初期設定や運用が難しい場合や、言語の壁がある場合、オンラインアシスタントに業務を委託すると良いでしょう。
オンラインアシスタント/Emily.では、アメリカ在住の日米バイリンガルが、アメリカでビジネスを行う日本企業のサポートを行なっております。
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