アメリカで活用したい契約書作成・管理ツール「PandaDoc」

契約社会だと言われているアメリカでは、ビジネスや日常生活のありとあらゆる場面で契約書が必要とされ、署名をする機会が非常に多くなります。

そのため契約に関連したトラブルを未然に防ぎ、ビジネスプロセスを効率化できるようにすることが重要となります。

この記事では契約書の作成、管理、署名に特化したツール「PandaDoc」についてご紹介します。PandaDocを利用してアメリカでの契約業務を効率化させましょう。

契約書をデザインできるPandaDocとは

PandaDocは、効率的なビジネスをサポートしてくれる文書管理および電子署名プラットフォームです。

このツールは、契約や提案書の作成からクラウド上での保存・電子署名までを行うことができます。

使いやすいテンプレートやカスタマイズ機能があり、リアルタイムでの共同作業が可能です。セキュリティ機能も充実しており、法的に要求される厳格な規制に適合しているため、PandaDocを利用することで契約締結の効率性向上と迅速な取引をすすめることが可能となります。

そもそも、アメリカのビジネス取引において契約書が重要視される理由は、法的な基盤を築きや、将来のいざこざを未然に防ぐ役割があるからです。

関係者の合意や義務を契約書で取り決めることにより、信頼性や透明性を確保する役割が求められています。

日本の印鑑登録のような制度がない代りに、アメリカでは公証人による認証の申請などが必要となりますが、その作業もPandaDocの場合、プランによっては公証人を利用することができるようになります。

またアメリカのビジネス環境では、迅速かつ効率的なビジネスプロセスが重要視されています。

そのため、オンライン上で契約をすすめることにより物理的な距離を超えた迅速な取引ができ、時間やコストを節約することが可能となりました。

PandaDocの主な機能について

Panda Docの主要機能は、以下の通りです。

文書作成と編集

使いやすいテンプレートや編集機能を活用して、契約書や提案書、見積書などの文書を迅速かつ効率的に作成することができます。このテンプレートは使い勝手が良く、文書をカスタマイズすることが可能です。

また、医療および法的な文書生成ツールとしても使用でき、コンプライアンス基準に準拠していることから法的なリスクなどを最小限に抑えることができます。

電子署名

オンラインで電子署名を行うことで、手軽に契約を締結することができます。

リアルタイムの状況を確認できるため、それぞれの文書の現在のステータスを常に把握でき、効率的な契約の締結が可能となります。

また、それぞれの文書確認にかけた時間や閲覧回数などのデータを確認することができるため、今後の文書作成に生かすことができるようになります。

クラウド保存

作成した文書はクラウド上に保存され、いつでもどこでもアクセスが可能です。クラウド保存により文書のバージョン管理や共有が容易になります。

また、従来のドキュメントがPandaDocを使用して作成されたものでなくても、一括でインポートできるためファイル保管を一元化ができるようになります。

共同作業

チームメンバーとリアルタイムで文書を共同編集できます。これにより、チーム全体が同時に作業し、効率的で迅速なコラボレーションを実現することが可能です。

たとえば、チーム全体にテンプレートへのアクセス権や編集権限を付与するのかなど詳細を事前に設定することができます。

カスタマイズ

750種類以上ものテンプレートが準備されており、契約のプロセスを柔軟にカスタマイズすることできます。

企業のニーズに合わせて文書のフォーマットやプロセスを調整でき、スムーズなワークフローを構築します。

またドキュメントの有効期限やリマインダー、言語設定なども変更することが可能となります。

セキュリティ機能

法的拘束力のある ESIGN、UETA、HIPPA、および SOC 2 Type II に準拠し、文書のセキュリティを確保するための機能が提供されています。

セキュリティ対策が強化されており、機密性の高い文書も安全に管理できます。

PandaDocのプラン

Essentials、Business、Enterpriseの3つのプランがあります。

無料プランもありますが、テンプレートを使えない、作成できるドキュメントの数の制限などさまざまな制約があります。

PandaDocでは14日間の無料トライアルが提供されているため、まずはお試しや無料プランでツールを利用してみても良いでしょう。

引用：PandaDoc Pricing（2024年9月現在）

DocusignとPandaDocの違い

Docusign

Docusignは、PandaDocと同じく総合的な電子署名プラットフォームの一つです。Docusignは、大企業や複雑な文書のワークフローが必要とされる企業に適しています。

Docusignはさまざまなツールと連携でき、豊富なAPIサポートを提供しているため拡張性が高い点が特徴です。

SalesforceやSlackなどPandaDocが約40のツールとの連携ができるのに対し、Docusignでは400を超えるツールと連携できます。そのため異なるシステム間の連携を効率的に行えるよう工夫されています。

またSMSのショートメッセージで署名者に連絡できるため、迅速な署名を促すことが可能となります。

政府機関、金融、不動産、製薬会社など、さまざまな機関や企業で幅広く利用されているツールです。

PandaDoc

PandaDocは効率的な文書作成と、Enterpriseプランの無制限の文書アップロードが特徴です。

連携ツールはさほど多くはありませんが、テンプレートやリアルタイムで共同作業を行う機能が充実しており、文書作成のプロセスを簡素化できます。

また、カスタマイズ可能でセキュリティ機能も優れており、フレキシブルな文書管理が必要な企業や中小企業には、PandaDocが適しています。

どちらも電子署名プラットフォームとして優れたツールであり、重視したい点を整理して選択することが重要です。

オンラインアシスタント/Emily

オンラインアシスタント/Emily.では、経理・総務などのバックオフィス関連業務の支援のほか、マーケティングキャンペーンなどのサポートも提供しています。

アメリカ現地のライター、コンテントクリエイター、インフルエンサーとのコラボレーションなどで必要な契約書の作成や締結のサポートなども、アメリカ在住のバイリンガルアシスタントが承っていますので、ぜひご活用ください。

まとめ

アメリカでビジネスを行うにあたり、PandaDocのような契約業務を効率化させるツールは是非活用したいサービスであると言えるでしょう。

Docusign、Dropbox、Adobeなどさまざまな会社から同様のサービスが提供されていますが、PandaDocは総合的に使い勝手が良く、オンラインアシスタント/Emily.でもクライアントやインフルエンサー、プロジェクト協力者との契約締結時に使用しています。

PandaDocのようなツールを上手く活用して、トラブルを未然に防いだり、ビジネスプロセスを効率化していきましょう。