アメリカでビジネスを行う企業が抱える共通の課題として、タスク量の多さ、オーバーワーク、ストレス増加などが挙げられています。
これらの課題をクリアするためには、時間の有効活用、生産性向上、社員満足度の向上などの業務効率化が非常に重要となります。
この記事では、部署ごとの課題や問題点に焦点を当て、具体的な解決策や対策をご紹介しています。
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共通する効率化の基本戦略
業務・タスクの優先順位をつける
まずは各部署や担当者が現在、担っているタスクや業務の書き出しを行いましょう。詳しく書き出す必要はなく、箇条書きで簡潔に業務とタスクを書き出すだけで問題ありません。
その後、書き出した内容を基に各業務とタスクの優先順位を決定させます。
テクノロジーの活用
優先度の高いタスクから順に、コア業務とノンコア業務に振り分けます。
ノンコア業務の場合、タスク管理ツールやPRAなどのテクノロジーに頼れる業務だった場合、積極的に各種ツールを活用することでチーム全体の効率化を図ることが可能となります。
テクノロジーを導入することで、コスト削減やヒューマンエラーなどのミスを防ぐことに成功し、結果的に無駄な時間や業務から解放され、コア業務に集中することができるようなるでしょう。
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チーム内コミュニケーションの改善
定期的なミーティングやチャットツールを導入し、社内で風通しが良く、迅速なコミュニケーションを取れるようなスキームを構築しましょう。
細かい情報共有や定期的な会話から、円滑なコミュニケーションが取れるようになります。その結果とし、社内や各部署での情報が一元化し、伝達ミスやミスコミュケーションが減少し、円滑に業務やタスクを遂行することが可能となります。
外部リソースやアウトソーシングの活用
業務の効率化を図るうえで、業務委託や外部リソースの活用は欠かすことができません。
テクノロジーではカバーすることができない、人が行う必要がある業務やタスクで、社内の人材が担わなくても良い業務や、専門的で知識が必要ながら社内の人材が片手間に担当している業務などは、アウトソーシングを活用すると良いでしょう。
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営業部門
課題例
営業部門の場合、見込み顧客のリサーチやアプローチに時間を費やし、実際に成約しなかった際には大きく時間をロスしてしまうこととなります。
また、日報・週報作成などの報告書や、経費の計算、営業資料作成、顧客管理などの事務作業が非常に多く、自身のメイン業務である営業が思うように行えないというトラブルも多く発生しています。
解決策
CRMツールを導入し、顧客管理を効率化することで、事務作業の時間を大幅に削減することが可能になります。また定型業務の自動化（RPAの活用）を行うことで、日常的な事務作業から解放され、本来の業務に注力できるようになります。
さらに営業活動をデータドリブンにすることで、効率的なターゲット設定を行うことができるようになり、経験値が少ない営業担当の場合でも、無駄がない営業活動が行えるようになります。
人事部門
課題例
採用活動や労務管理業務の負担が大きく、新規人材の採用時期や年度末、決算時期、年末などは業務が増加し、年間を通して繁忙期と閑散期の差が非常に大きくなります。
また社員からの問い合わせや手続きなどが煩雑なものとなり、従業員が多ければ多いほど、さまざまなケースの対応を迫られ、各ケースに対応するために多くの知識が必要となります。
解決策
採用管理ツールや、従業員セルフサービス（ESS）ポータルなどの導入を行うことで、人的リソース削減につながります。
またFAQやチャットボットなどで、社内でよくある質問の回答や社内教育を自動化することも効率化を図るうえで検討するべき施策であると言えるでしょう。
定期的に業務プロセスを見直し、改善を図り自動化が可能な業務はどんどんテクノロジーを頼り、人的リソースの確保を行うようにすると良いでしょう。
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経理・財務部門
課題例
月次・年次決算業務時の負担が大きい部署となり、請求書の処理や支払い管理に時間を費やすこととなります。
また属人化しやすい業務のため、人材が急な長期休暇や退職となってしまった場合、引き継ぎ業務に滞りが生じ円滑に業務を遂行することが難しくなってしまう可能性もあります。
さらに請求書や各種資料を紙媒体で管理している場合、対象となる資料を探すことに時間を費やしたり、オフィス勤務が必須となったり、担当者以外が状況を把握できない事態に陥るなどのリスクも考えられます。
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解決策
会計ソフトやクラウド会計システム（QuickBooks、freeeなど）を導入することで、オンライン上からアクセスすることができ、対象となる資料を簡単に検索することも可能です。
また電子請求書などのようにデジタルによる書類のペーパーレス化を目指しましょう。ペーパーレスにすることで、請求書の発行、送付も容易となります。
また自動仕訳ツールで手入力作業を削減することで、ヒューマンエラーの改善にも繋がります。
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マーケティング部門
課題例
データ分析やレポート作成に時間を費やし、媒体ごとにデータや開示されている情報が異なるため、各媒体に合わせた施策や考察が必要となります。そのため作業の効率化が難しく、担当者の作業負担が大きい部門となります。
またコンテンツ制作の負担も大きく、媒体ごとに異なる目的のコンテンツを作成する必要があったり、目まぐるしく変化する流行に合わせて、日々新たな施策を考える必要もあり、業務が多岐に渡るものとなります。
解決策
マーケティング・オートメーションツール（MAツール）を活用し、見込み顧客の獲得や育成などのマーケティング活動を自動化し、顧客獲得や売上向上を目指しましょう。
またデータ分析の活用で、レポート作成を簡略化することも可能なので、データ分析ツールの利用もおすすめです。
自社で人的リソース不足の場合は、外注やフリーランスのライター、デザイナーを活用するとさらなる業務の効率化を図ることが可能となります。
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ツール導入・運用時の注意点
業務フローを把握・課題を明確化する
まずは部署ごとに業務フローを確認しましょう。各担当者の抱えている業務や部署全体の業務を洗い出します。
洗い出した業務の中から、オートメーション化が可能な業務、時間短縮が望めそうな業務、外注・委託が可能な業務、社内・各担当者が必ず行うべき業務に振り分けましょう。
社内・各担当者が必ず行うべき業務以外は、ツールなどを導入、外注・委託することで作業の効率化を図り、従業員がより働きやすい環境へと整えることが期待できます。
また各業務の課題点も見つけ、より効率が良い方法を考えましょう。場合によっては別部署と連携することで、業務の効率化が叶うケースもあるので、会社全体で各部署の業務フローの改善を目指すとよいでしょう。
全員が使いやすい仕組みを選ぶ
部署間での連携も視野に入れて、社内全体で業務を効率化・簡潔化する方法を導きます。
感じような業務を異なる部署で同時に行なっている可能性もあるので、各部署の業務フローを共有し、全体で改善点を話し合うことも大切です。
また担当者のみしか利用することができない、難しく複雑なシステムやツールを利用するのではなく、ある程度の知識や教育があれば、誰でも利用可能なツールを導入するようにしましょう。
ツールや業務フローを定期的に見直す
ツール導入後や、業務フローを定期的に見直すようにしましょう。
新たに発生した問題や、導入したものの上手く稼働・活用できていない場合など、常により効率的に業務を遂行するために、ミーティングを設置したり、実際にツールを利用している従業員へレビューをもらい、ブラッシュアップするようにすると良いでしょう。
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まとめ
アメリカでビジネスを行う企業が抱える共通の課題についてご紹介しました。
まずは業務やタスクを書き出し、優先順位を付けオートメーション化が可能な作業や、外注・業務委託が可能な業務は社外に委託することも効率化を図るうえで重要であると言えます。
また各部署に問題や課題は異なりますが、社内全体で改善点を導き出し、部署ごとに連携が可能な作業は互いに協力し合い、全ての部署で効率的に業務を遂行するためのスキームを見つけ出しましょう。
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オンラインアシスタント/Emily.
アメリカで作業の外注や、業務委託を行いたいと考える場合、オンラインアシスタントにサポートしてもらうと良いでしょう。
オンラインアシスタント/Emily.では、アメリカ在住の日米バイリンガルのアシスタントが在籍しています。
今回ご紹介した部署ごとの課題や問題点の解決から、バックオフィス関連、Webサイト・ECサイトの構築と運用、SNS運用、マーケティング、カスタマーサポートなど、多岐に渡る業務をサポートしております。
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