【業務別】オンラインアシスタントに依頼すべきタスク例

アメリカで一般的になっているオンラインアシスタント(またはバーチャルアシスタント=Virtual Assistant)は、社内でこなすのが望ましくない業務を社外のプロフェッショナルにリモートで依頼できるサービスです。

特に、日常業務に時間をとられ、営業や新規事業、マネジメントなどのコア業務に専念できないという課題を抱えている場合、業務の一部をアウトソーシングすることで大幅な業務効率化や生産性アップが期待できます。

では、どのように業務切り分けを行なって外注すれば、社員がより重要な業務に集中できるようになるのでしょうか。

基本的には、事務などのルーティンワークや、経理など専門スキルの必要な業務を外注するのが理想です。

この記事では、マーケティング、カスタマーサポート、人事など仕事のカテゴリーごとに、アウトソーシングすべき業務の具体例を紹介します。

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マネジメント層のための秘書業務

社長やエグゼクティブメンバー、マネジメント層にとって時間と判断力はかけがえのないものです。

細かい業務や判断事項をたくさん抱え込まないよう、いわゆる「秘書業務」を外部委託し、本来の重要な仕事に注力できるようにしたいものです。

外注できる秘書業務には、メールチェックや返信、アポイント調整とスケジュール管理、出張手配などがあります。

また、アウトソーシング先によってはリサーチ業務も依頼できます。

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経理、事務などバックオフィス業務

経理や事務はルーティンワークを多く含み、処理するのに時間がかかります。

また、経験・知識のある人が行なうことで効率や正確さが大幅に高まるタイプの仕事でもあり、オンラインアシスタントに外注するのに適した分野です。

経理に関しては、簿記作業や経費精算、領収証や請求書の発行、会計事務所とのやりとりなど日々の業務はもちろん、経理フローの構築や見直し、会計ツールの導入などのプロジェクトも外部委託することができます。

アウトソーシングしやすい事務作業の例としては、データ入力や電話対応、書類作成などが挙げられます。

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マーケティング業務

広告をはじめとするマーケティングは、近年いよいよ複雑化し、変わり続ける最新の手法やトレンドを取り入れる必要があるため、外部のプロの力を借りるメリットが大きいといえます。

また、切り出してアシスタントに依頼しやすい、細かく地道な作業も多く含まれます。

現状分析や広告戦略立案、K P I設定など方向性を決める業務から、手間のかかる広告設計・入稿・運用業務まで、幅広くオンラインアシスタントにアウトソーシングすることができます。

コピーライティングなどのクリエイティブ業務も、内製するよりも低コストで高いクオリティが期待できます。

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カスタマーサポート業務

カスタマーサポートは顧客との関係を築くうえで非常に大切ですが、業務には繰り返しが多いため外部委託がしやすく、コスト減などメリットも大きい分野です。

アウトソーシングを考えたい業務の例として、電話やメールでのカスタマー対応やアウトバウンドコール、スクリプトの作成や改善、FAQの作成などがあります。

さらに、オンラインアシスタントによっては、クラウド型コールシステムの構築やトレーニングを請け負ってもらえる場合もあります。

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ECサイト運営に関する業務

ECサイト運営を成功させるためには、多種多様で手間のかかる業務を大量にこなす必要があります。

すべてを自社でまかなおうとすると担当者に大きなストレスがかかりかねません。そこで、オンラインアシスタントの出番です。

ECサイトの構築から、画像の作成などを含む日々の運営まで、最新ツールを使いこなせるオンラインアシスタントに依頼することで、効率的かつ確実に仕事を進めることができます。

SNS運用サポートやSEO対策、分析ツールを用いた現状分析も、アウトソーシングを検討したい業務です。

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人事や採用に関する業務

人事や採用は、企業にとってもっとも大切な部門のひとつです。

こまごまとした業務をアウトソーシングすることで、人事担当者がコア業務に集中できるようになり、より質の高い求人や社員ケアができるようになります。

勤怠管理や有給管理、給与計算などのルーティン業務だけでなく、規定コンサルティングを依頼するなど、幅広い人事関連業務をアウトソーシングできます。

採用に関しては、母集団の形成や応募者対応・管理、書類選考や採用エージェント対応などの外注ができます。

また、採用手段や関連法案が変わり続けることもあり、採用戦略立案や採用コンサルティングをプロに依頼するのも合理的です。

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翻訳業務

海外企業や顧客とのやりとりが多い場合には、翻訳業務をオンラインアシスタントに外注するのがおすすめです。

必要に応じて依頼できるため、コストを抑えながら質の高い訳文を作成してもらえます。

外国語文書のプルーフリーディングやネイティブチェックが必要なときも頼りになります。

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まとめ

オンラインアシスタントへのアウトソーシングは、ワークフローを改善し、生産性をアップするために効果的な選択肢です。

まずは業務切り分けを行ない、どのタスクを外注すればもっとも自社の業績アップや社員のストレス低減につながりそうかを考えてみましょう。

オンラインアシスタント/Emilyではアメリカ事業に欠かせない業務を幅広くサポートしています。
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