オンラインアシスタント導入を成功させる準備6ステップ

オンラインアシスタント(英語:Virtual Assistant)とは、社内で行なうと大変で時間がかかってしまう、非効率的な日常業務などをリモートで外部委託できるサービスを指します。

アメリカではすでに一般的な業務改善の選択肢になっており、一人で運営する小規模ビジネスから大企業まで、さまざまな業界でオンラインアシスタントが活用されています。

フルタイムで人員を雇わず、必要な分だけ業務を外注できるため、限られた予算でも業務の効率化を図ることができます。

この記事では、オンラインアシスタントの導入を成功させるために、どのような準備を行えばよいか6つのステップに分けてご紹介しています。

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1. アウトソーシングできそうな業務の仕分け

オンラインアシスタント導入にあたって最初に行うべき項目は、どの業務を社外へ委託し、どの業務を引き続き社内で担うのかという「業務仕分け」です。

まずは現在行なっている業務を書き出してみることがおすすめです。

顧客との打ち合わせ、メール送信、SNSへの投稿、請求書作成、経理作業など全ての業務を書き出しましょう。

これらの業務のうち、時間を割く必要があり、社員や会社全体の生産性にあまり寄与しない業務を洗い出します。

その中から社外の人に比較的簡単にやり方を教えられるものはどれでしょうか?

時間を費やす必要があり、かつ社外の人材に任せることが可能な業務がアウトソーシングの候補となります。

また、これから新たに加えたい業務や、やり方がよく分からない施策なども、オンラインアシスタントへ業務委託することに適しています。

2. タスクリストに優先順位をつける

アウトソーシングができそうなタスクのリストが完成したら、タスクに優先順位をつけていきましょう。

リストアップしたすべての業務をオンラインアシスタントへ委託する必要はありません。

優先順位のもっとも高いタスクをアウトソーシングするところから始めてみましょう。

優先順位をつけるために「すぐにでもオンラインアシスタントに手助けしてほしいタスクはどれか」「外部委託することで社員の負担が大幅に減る業務はどれか」といった内容を考えてみてください。

重要度トップの業務3つほどを選んだら、それがオンラインアシスタントに依頼するタスクリストになります。

業務の重要度をきちんと把握しておけば、外部委託する業務を合理的に決められるだけでなく、契約後にオンラインアシスタントがうまく時間を管理しながらタスクをこなすのにも役立ちます。

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3. タスクの頻度と期限の設定

依頼するタスクが決まったら、それぞれの業務を「どのくらいの頻度で」「いつまでに」行なってもらう必要があるのかを考えます。

毎日なのか、週ごとなのか、月ごとなのかなどをはっきりと決めて伝えておくことで、オンラインアシスタントがスケジュールを組みやすく、スムーズに仕事をこなしてもらえることに繋がります。

また、依頼する仕事内容が決まったら、どのくらいの時間オンラインアシスタントに仕事をしてもらうのか、という推定ができます。

業務に費やす時間数が分からない場合、オンラインアシスタント側からおおよその見積もりを算出してもらうことも可能です。

また、2週間ほどの試用期間を設け、たとえば週に10時間ずつ仕事をしてもらって適切な時間数を見極めるという方法もあります。

4. 業務プロセスの作成

どのような流れでタスクを進めるのか、業務プロセスを整理してオンラインアシスタントに伝えることが、業務委託をスムーズに進めるために非常に重要だと言えるでしょう。

タスク遂行上の手順や発生する作業を記述した指示書を作りましょう。

委託する業務が多ければ多いほど、十分な指示を出す必要があります。

一番シンプルなのは、ワードかグーグルドキュメントに各タスクの手順を箇条書きする方法です。

分かりやすさという点では、作業手順を短い動画にまとめる方法も有効です。

LOOMなどのソフトウェアを使えば簡単に動画が作れます。

ただし、慣れない場合はやはり手間がかかるため、まずは自分が負担を感じない方法で業務プロセスをまとめましょう。

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5. 利用するツールの選定

オンラインアシスタントは基本的にはフルリモートで仕事を行います。

すぐに仕事に取りかかってもらえるよう、仕事に必要なツールは勤務初日より前に選定し、揃えておきましょう。

業務委託を成功させるために、まず大切なのがコミュニケーションツールです。

メールやチャットツール、ビデオ会議のためのソフトなどの中から、自社に合ったものを選びましょう。

プロジェクト管理ソフトや勤務時間を記録するツールは、スムーズな進行に役立ちます。

顧客情報などセンシティブな情報にアクセスしてもらう必要がある場合、パスワード共有ソフトを使うと情報漏洩のリスクを下げることができます。

ツール選定に関して特にこだわりがない場合には、オンラインアシスタントに普段使っているツールを推薦してもらうことも可能なので、不明な場合はオンラインアシスタントへ質問してみましょう。

6. オンボーディング準備

オンラインアシスタントに実際に業務を始めてもらう前に、最終的なオンボーディングの準備をしましょう。

最初のミーティングの前に準備を整えておく必要があります。

まず、職務説明書を完成させましょう。

タスクリスト、業務スケジュールやコミュニケーション方法などをわかりやすく記載します。

メールやS N S、経理ソフトなどの自社アカウントにアクセスしてもらう場合には、ログイン情報とパスワードを忘れずに準備しましょう。

また簡潔な会社概要やポリシーを共有することで、自社をよりよく理解してもらえるでしょう。

業務に取りかかってもらう前の初ミーティングでは、どんなことをオンラインアシスタントへ期待しているのか、どのような希望を持っているのかなど、導入後に行って欲しいことをきちんと伝えましょう。

タスクごとのK P Iとその測定方法、報告先は誰なのか、誰と一緒に仕事をすることになるのか、定期ミーティングの有無などを伝えましょう。

オンボーディング直後、仕事が軌道に乗るまでの時期には、アシスタントが問題なく仕事を進められているかを確認する必要があります。

こまめな締め切り設定と確認、品質チェック、定期的なフィードバックなどを行なうことで、お互いに安心して協力関係を築くことができます。

まとめ

初めてオンラインアシスタントサービスを使う場合、準備が大変そうだと感じるかもしれません。

しかし、事前にタスクを整理しておけば効率的な業務フローを構築でき、スムーズにオンラインアシスタントを導入できます。

業務改善の絶好のチャンスとして、オンラインアシスタントを活かしましょう。

オンラインアシスタント/Emilyは、アメリカでビジネスを行う日本企業のオンラインアシスタントとして活躍しています。

アメリカ在住の日米バイリンガルのアシスタントが業務のサポートを行うため、アメリカ市場に詳しくない場合や、英語に不安がある場合もスムーズなコニュニケーションを取ることが可能です。

またアシスタントはアメリカ各地に在住しているので、ある特定の州や地域でビジネスを行う場合でも、その場所に精通しているアシスタントがビジネスのサポートを行います。

業務がスムーズに遂行できていなかったり、日常業務に時間を割いてコア業務に取り組めない、アメリカのビジネスに不安がある、言語の壁など、業務改善の余地がある場合、オンラインアシスタントを有効活用して、アメリカでのビジネス成功を目指しましょう。

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