企業や個人のタスク管理や情報整理に効果的なツールとして、日本でも使われていることが多いNotion。実際に目にしたり、使用されている方も多いのではないでしょうか。この記事では、アメリカでビジネスをするにあたって、日本企業がどのようにNotionを活用できるかという観点で解説していきます。
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Notionとは
Notionは、プロジェクト、ドキュメント、データベースなどを一つのプラットフォームで管理できるツールです。シンプルなインターフェースで、リアルタイムに共同作業することができ、大変便利です。
また、テンプレートやカスタマイズ機能を活用しながら、様々なデバイスで同期することができ、オフラインでも利用可能です。Notionは、クリエイティブなプロジェクト管理から個人のタスク管理まで、幅広い用途に適しています。
Notionでよく使われている機能
タスク管理
Notionは、To Doリストやカレンダーを組み合わせ、期限や優先度を設定することができます。またチェックリストや進捗バーを利用して視覚的に状況を把握しながらタスクを管理することが可能です。
大きなタスクの場合、サブタスクを複数作成するなど管理しやすい大きさに分割して、作業を遂行できます。
プロジェクト管理
プロジェクトの概要、目標、進捗状況をまとめたページを作成でき、関連するタスクやファイルをリンクさせることで、全体像を把握することができます。またプロジェクトページにカレンダービューを追加することで、それぞれの対応期限や時期を正確に把握できます。
そして、多数のプロジェクトが同時に進行している場合でも、情報の絞り込みと並び替えができ、今必要な情報を確認できます。たとえば、自分が管理すべきタスクや、緊急とマークされた項目のみを表示させることもできます。
スケジュール管理
カレンダー機能を使用して、個人やチームのスケジュールの管理や調整をスムーズに行えます。たとえば、予定調整機能を使い、スケジュールリンクを送って、空いている時間帯から相手が時間を予約することも可能です。
1日のスケジュールを複数のタイムゾーンで表示させることができ、日米のスケジュールなどを簡単に把握できます。またNotionカレンダーに、Googleカレンダーを同期させることもできます。
データベース管理
Notionではカスタマイズ可能なデータベースを作成でき、情報の整理や検索が簡単です。
テーブル、リスト、ボードのビューを切り替えながらデータを表示できます。
リアルタイム共同作業
Notionはリアルタイムでの共同作業をサポートしており、リモートワークでも複数のメンバーが同時に編集できます。コメントやチャット機能を利用してコミュニケーションを円滑に行い、プロジェクト全体の進捗を把握しやすくしています。
デスクトップアプリのほか、モバイルアプリもあります。
Notionの料金、プラン
Notionの料金プランは利用する機能やユーザー数に応じて柔軟に選択でき、企業の成長に合わせてアップグレードすることができます。フリープランもあり、必要に応じて段階的に拡張することで、最適な利用プランを見つけやすくなっています。
1. フリー
無料
個人ユーザーや小規模なスタートアップ向け。基本的なタスク管理や個人プロジェクトに適しています。Slack、GitHub などとの連携のほか、10名のゲストを招待可能です。
2. プラス
月額10ドル
フリープランの機能に加え、無制限のファイルアップロード、100名のゲストを招待可能。小規模なビジネスやフリーランサー向け。高度な機能や容量が必要な場合で、基本的なビジネスプロセスの管理が可能です。
3. ビジネス
月額18ドル
プラスプランの機能に加え、高度なページ分析、250名のゲストを招待可能。中規模から大規模な企業、または部門ごとの利用、リアルタイム共同作業や高度な組織管理が必要な場合に適しています。
4. エンタープライズ
料金は、カスタマイズ
ビジネスプランの機能に加え、高度なセキュリティ設定、監査ログ、250名のゲストを招待可能。
大規模な企業や特定のセキュリティ要件を持つ組織、高度なセキュリティ機能やユーザーコントロールが必要な場合に最適です。
※2024年2月現在。Notion AIは別途追加料金となります。
アメリカでビジネスを行う日本企業におすすめな理由
チームコラボレーションがしやすい
Notionは、異なるタイムゾーンに属するグローバルなチームでも効率的なコラボレーションが可能です。進捗状況やタスクの共有が即座に行え、円滑なプロジェクト進行が期待できます。Notionは英語や、日本語、韓国語、フランス語、ドイツ語、スペイン語など多言語に対応しています。
またWikiという機能があり、ウィキペディアのように知見や情報を共有しながら編集することができます。そのため、リモートや時差のある環境で仕事する際も、チームのメンバーからの回答を待たずに、自ら調べることができます。
業務効率化
Notionは少人数のチームでも簡単に利用でき、プロジェクトの進捗や課題、タスクの管理が一元化され、業務の効率化と可視化が実現します。複数のドキュメントに同じコンテンツが含まれる場合、同期ブロック機能を使うと、1箇所を編集すると同期されたすべての場所に変更が反映されます。
さらにコンテンツやドキュメントを充実させることで、日本との情報共有のためのミーティング時間を減らすことができるでしょう。
AI機能
NotionのAI機能は、専門用語を誰にでもわかりやすく書き換えたり、翻訳機能や文章のトーンを統一したりしてくれるため、グローバルなチーム運営にも役立ちます。
そのほか、Q&A形式で疑問に答えながら、文章要約や、次のステップの提案、進捗管理の自動生成、データベース分析など、幅広いサポートがあります。セキュリティ対策も重視されており、エンタープライズ向けには高度なセキュリティ/管理者ツールが提供されています。
プラットフォーム全体の統合性
Notionはノート、プロジェクト、データベース、スケジュール管理など複数の機能を統合しており、これによりビジネスプロセスを一元的に管理できます。例えば、マーケティング部門では広告、ソーシャルメディア、コンテンツ制作などの異なる業務を一元管理でき、部門ごとに最適なワークスペースを構築できます。
また、プロジェクトページにドキュメントや関連タスク、カレンダーを結びつけることにより、業務プロセスをスムーズに実行できるほか、どこにいても状況が把握しやすくなります。
オンラインアシスタント/Emily
オンラインアシスタント/Emilyは、経理、総務などバックオフィス関連業務のサポートだけでなく、限られたリソースや予算の中でのアメリカでの事業拡大にあたって役立つ業務効率化のためのサポートも提供できます。
業務整理やマニュアル作成も承っていますので、業務改善にもつながります。また、プロジェクトマネジメントなどにもご活用ください。
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まとめ
この記事では、業務効率化からチーム間のコラボレーションまで、様々なニーズに対応する万能なツールNotionを解説しました。実際にオンラインアシスタント/Emilyでも利用しており、おすすめできるプラットフォームです。
やりたいことに対して、どのようなツールを利用したら良いか分からない場合や、目的に合わせたツールを選定・リサーチしてほしい場合なども、オンラインアシスタント/Emilyではアメリカでのビジネス経験のあるアシスタントが柔軟に対応させて頂きますので、ぜひお気軽にお問い合わせ下さい。
アメリカでのビジネスを拡大するにあたり、必ず必要となるバックオフィス業務。経理や総務などの日本での経験があっても、慣習やルールの違いなどもありややこしい場合もあるでしょう。また、少ない人員で効率的・効果的に業務を回していくにあたって[…]
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