アメリカでのスムーズな経費管理におすすめなツール「Expensify」

アメリカでのスムーズな 経費管理におすすめなツール「Expensify」

アメリカ市場でビジネスを展開する日本企業にとって、経費の管理は必ず必要になるものの、複雑で時間がかかるタスクの一つです。

少人数体制のチームで、膨大なタスクをこなす総務・経理部門は、業務過多になりがちですが、なかなか人員を増やせないという状況も多くあるようです。

今回は、そんな企業におすすめな、経費管理の業務効率化ツール「Expensify」について、その概要、プランや主要機能などについて紹介します。

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頼れる経費管理ツールExpensifyとは

expensify

Expensifyは、企業が効率的かつ経費を正しく管理するために理想的なツールです。

領収書のスキャン、従業員への払い戻し、経費報告書の作成、請求書の送信などの業務を行うことができます。従業員は領収書をスキャンすることで、自動でレポートを作成したり、承認を受けることができます。

経理担当者は、一元管理のダッシュボードで経費のリクエストを確認したり、即座に払い戻しを行ったり、データをQuickBooksやXeroなどのような希望の会計ソフトウェアに自動でインポートできます。

Expensifyは、経費管理の手間を軽減してくれるほか、データ分析を通じてビジネスの意思決定をサポートしてくれます。また、アメリカでビジネスを行う日本企業にとっても、多様な通貨対応や柔軟なワークスペース設定など、国際的なビジネス環境に対応できる頼れるツールとなります。

Expensifyの料金、プラン

Free

個人向けプラン。毎月最大 25 回までの SmartScanが使えたり、請求書発行、お金の受け取りと送金の機能などが利用できます。個人事業主も利用できますが、企業向けのワークスペースが必要な場合は、有料プランになります。

Collect

従業員が1人から10人の小規模な組織や企業向けのプランです。月額$5の年間サブスクリプションで利用でき、ユーザーごとに月額料金がかかります。このプランでは、無制限のスキャン機能、金額制限の設定可能なカードの使用、請求書発行や、経費の承認、銀行振り込み、QuickBooksとXeroの統合などを行うことができます。

Control

従業員が10人から1,000人の企業が対象です。月額$9の年間サブスクリプションで、Collectと同様にユーザーごとに月額料金がかかります。このプランでは、Collectの小規模なプランに加えて、複数の経費承認者を設定できたり、分析レポートの作成や、予算編成も行うことができます。

※2024年2月現在

Expensifyの主要機能

経費管理

厳密に経費を管理することは、効率的な事業運営の大事な要素です。Expensifyを利用する際、領収書は、モバイル アプリやウェブサイトでアップロードしたり、メールでreceiptes@expensify.com に転送することで簡単に管理できます。

また、経費データをQuickBooks、NetSuite、Xero などの会計ツールに自動的にインポートすることで、経費管理に費やす時間を大幅に削減してくれます。

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会計ソフトQuickbooks Onlineについて

領収書

Expensifyの領収書のスキャン機能では、自動の認識機能があり、紙の領収書をスキャンすることで、経費報告書の作成の手間を軽減してくれます。領収書をスキャンできるアプリはクラウドのストレージを使用するため、個々のスマートフォンにデータを保存する必要もありません。

また、Expensify カードで支払いをした場合は、自動的にデータをインポートすることができ、条件を満たすと1%から2%のキャッシュバックを受けることができます。

支払い

ダッシュボードで経費レポートを表示でき、効率的に承認を行うことができます。また、請求書の支払いが完了するとすぐにメールが届き、支払いステータスが自動的に更新されます。

タイムリーな支払いを実現することで、取引パートナーとの信頼関係を強化したり、従業員への払い戻しを迅速化することができます。

支出管理やデータ分析

Expensifyで予算を設定し、支出を管理することで、過度な支出を抑制したり、資金配分を最適化できます。

経費を個人、日付範囲、承認ステータスなどのフィルターですばやく並べ替えたり、支出に関する分析結果を確認することができます。

出張経費管理

Expensifyのコンシェルジュ機能を通して、航空券、宿泊施設、レンタカーの予約などを依頼すると、コンシェルジュによるサポート対応を受けることもできます。これにより、例えば最もお得なプランを見つけるのに時間を費やす必要がなくなります。

もし個人で出張の手配をした場合でも、旅行の予約メールを専用のメールアドレスに送信するだけで、データをインポートできます。

また、オンラインの地図とも連携しており、移動した場所や走行した距離を検索することで、経費精算書の作成が可能です。そして、Uberや、Lyft、Kayak などの企業とも連携しているため、配車サービスなどの領収書データも直接インポートすることができます。

アメリカでの経費精算でよくある課題

アメリカでビジネスを行う日本企業は、少人数でアメリカの支社の多岐にわたる業務を担当することがよくあります。効果的な支出管理は企業の持続可能な成長には必須ですが、Expensifyのような経費精算ツールを使用すると、経費精算プロセスを一元管理でき、領収書のスキャンから報告書の作成、支払承認までを効率的に行うことができます。

また、さまざまな国の従業員の経費に関して、それぞれの通貨で経費精算書が提出される場合にも対応可能です。従業員が拠点とする場所または地域ごとに個別のグループワークスペースを作成し、それぞれのワークスペースの通貨を、従業員に払い戻したい通貨と一致するように設定することで、対応できます。

例えば、ドルと日本円で経費精算をしたい場合は、別々のワークスペースを作成し、それぞれに従業員を追加することで、各ワークスペースに対応する通貨を設定できます。

また、Expensifyの自動化機能により、人為的な入力ミスを削減でき、経費データの正確性を向上させることができます。税務や監査の効率の向上に寄与するほか、総務や経理担当者は、煩雑な手続きから解放され、高度な業務へとより集中することができます。

オンラインアシスタント/Emily

オンラインアシスタント/Emilyでは、アメリカでビジネスを行う日本企業の経費精算のような経理業務など、バックオフィス系のサポートも行っています。

アメリカでの慣習を理解したオンラインアシスタント/Emilyのフレキシブルなサポートを利用することで、在米の総務・経理部門の業務の効率化にもつながります。

アメリカでの事業においては、状況の変化に応じてビジネスのサイズやステータスを素早く変更することが必要になります。バックフロント業務を外部委託すると、事業規模を拡大する場合や縮小する場合にも、適切な量のサービスを依頼して柔軟に対応することができます。

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まとめ

アメリカでビジネスを行う日本企業が、効率的かつスムーズに経費を管理するためのツール、Expensifyをご紹介しました。経費や予算を効果的に管理するのは難しいものですが、このようなツールを利用することによって、アメリカでのビジネス運営がスムーズかつ効率的に進む手助けとなるでしょう。

自社でのセットアップや運用などが難しい場合、オンラインアシスタントに業務委託することで、よりスムーズにアメリカでのビジネス展開を進めて行くことができます。

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