アメリカ市場でビジネスを展開する場合、現地のルールに合わせた経費管理が必須となります。
ですが経費管理は非常に複雑で時間を費やすタスクで、ミスやトラブルが発生しやすい業務であると言えます。
少人数体制のチームで膨大なタスクをこなす総務・経理部門では、業務過多になりがちですが、なかなか人員を増やせないという状況も多くあるようです。
今回は、そのような日本企業におすすめな経費管理の業務効率化ツール「Expensify」について、その概要、プランや主要機能などについてご紹介します。
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頼れる経費管理ツールExpensifyとは
Expensifyは、企業が効率的かつ経費を正しく管理するために理想的なツールです。
領収書のスキャン、従業員への払い戻し、経費報告書の作成、請求書の送信などの業務を行うことが可能となります。従業員は領収書をスキャンすることで、自動でレポートを作成したり、承認を受けることができます。
経理担当者は一元管理のダッシュボードで経費のリクエストを確認したり、即座に払い戻しを行ったり、データをQuickBooksやXeroなど、ご希望の会計ソフトウェアに自動でインポートすることができます。
Expensifyでは、経費管理の手間を軽減してくれるほか、データ分析を通じてビジネスの意思決定をサポートしてくれます。また、アメリカでビジネスを行う日本企業にとっても、多様な通貨対応や柔軟なワークスペース設定など、国際的なビジネス環境に対応できる頼れるツールとなります。
Expensifyの主要機能
経費管理
厳密に経費を管理することは、効率的な事業運営の大事な要素です。Expensifyを利用する際、領収書はモバイル アプリやウェブサイトでアップロードし、メールで「receiptes@expensify.com」に転送することで簡単に管理できます。
また、経費データをQuickBooks、NetSuite、Xero などの会計ツールに自動的にインポートすることで、経費管理に費やす時間を大幅に削減してくれます。
アメリカ市場でビジネスを展開するうえで、アメリカの複雑な会計規則や税制に関する理解がアメリカでの成功への鍵となります。QuickBooks Onlineは、財務諸表の作成や請求書の発行などが簡単にできるクラウドベースの会計ソフトウェ[…]
領収書
Expensifyの領収書のスキャン機能では、自動の認識機能があり、紙の領収書をスキャンすることで、経費報告書の作成の手間を軽減してくれます。領収書をスキャンできるアプリはクラウドのストレージを使用するため、個々のスマートフォンにデータを保存する必要もありません。
またExpensify カードで支払いをした場合は、自動的にデータをインポートすることができ、条件を満たすと1%から2%のキャッシュバックを受けることができます。
支払い
ダッシュボードで経費レポートを表示でき、効率的に承認を行うことができます。
また請求書の支払いが完了するとすぐにメールが届き、支払いステータスが自動的に更新されます。
タイムリーな支払いを実現することで、取引パートナーとの信頼関係を強化したり、従業員への払い戻しを迅速化することができます。
支出管理やデータ分析
Expensifyで予算を設定し支出を管理することで、過度な支出を抑制したり、資金配分を最適化できます。
経費を個人、日付範囲、承認ステータスなどのフィルターですばやく並べ替えたり、支出に関する分析結果を確認することができます。
出張経費管理
Expensifyのコンシェルジュ機能を通して、航空券、宿泊施設、レンタカーの予約などを依頼すると、コンシェルジュによるサポート対応を受けることもできます。これにより、例えば最もお得なプランを見つけるのに時間を費やす必要がなくなります。
もし個人で出張の手配をした場合でも、旅行の予約メールを専用のメールアドレスに送信するだけで、データをインポートできます。
またオンラインの地図とも連携しており、移動した場所や走行した距離を検索することで、経費精算書の作成が可能です。
そして、Uberや、Lyft、Kayak などの企業とも連携しているため、配車サービスなどの領収書データも直接インポートすることができます。
アメリカでの経費精算でよくある課題
アメリカでビジネスを行う日本企業は、少人数でアメリカの支社の多岐にわたる業務を担当することがよくあります。
効果的な支出管理は企業の持続可能な成長には必須ですが、Expensifyのような経費精算ツールを使用すると、経費精算プロセスを一元管理でき、領収書のスキャンから報告書の作成、支払承認までを効率的に行うことができます。
また、さまざまな国の従業員の経費に関して、それぞれの通貨で経費精算書が提出される場合にも対応可能です。
従業員が拠点とする場所または地域ごとに個別のグループワークスペースを作成し、それぞれのワークスペースの通貨を、従業員に払い戻したい通貨と一致するように設定することで、対応できます。
例えば、ドルと日本円で経費精算をしたい場合は、別々のワークスペースを作成し、それぞれに従業員を追加することで、各ワークスペースに対応する通貨を設定できます。
また、Expensifyの自動化機能により、人為的な入力ミスを削減でき、経費データの正確性を向上させることができます。
税務や監査の効率の向上に寄与するほか、総務や経理担当者は、煩雑な手続きから解放され、高度な業務へとより集中することができます。
オンラインアシスタント/Emily
オンラインアシスタント/Emily.では、アメリカでビジネスを行う日本企業の経費精算のような経理業務など、バックオフィス系のサポートも行っています。
アメリカでの慣習を理解したオンラインアシスタント/Emily.のフレキシブルなサポートを利用することで、総務・経理部門の業務の効率化にも繋げることができます。
アメリカでの事業においては、状況の変化に応じてビジネスのサイズやステータスを素早く変更することが必要になります
バックフロント業務を外部委託すると、事業規模を拡大する場合や縮小する場合にも、適切な量のサービスを依頼して柔軟に対応することができます。
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まとめ
アメリカでビジネスを行う日本企業が、効率的かつスムーズに経費を管理するためのツール、Expensifyをご紹介しました
経費や予算を効果的に管理するのは難しいものですが、このようなツールを利用することによって、アメリカでのビジネス運営がスムーズかつ効率的に進む手助けとなるでしょう。
自社でのセットアップや運用などが難しい場合、オンラインアシスタントに業務委託することで、よりスムーズにアメリカでのビジネス展開を進めて行くことができます。
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