日本からアメリカに赴任する駐在社員の場合、帯同ご家族のリロケーションや、アメリカの文化や慣習、言語問題、州による独自のルールなど分からないことが多く、サポートやアドバイスを必要とするケースがよくあります。
社員が新しい赴任地でもスムーズに生活基盤を整えていくことは、社内のパフォーマンスや生産性はもちろんのこと、社員やご家族の心身健康やワークライフバランスの面からも非常に重要だと言えます。
一般的に、人事・総務部門が駐在社員やご家族のサポート役割を兼務することが多いと言われています。
しかし現実では人員体制の制約、また業務過多の状態から本来注力すべきコア業務に影響が出てしまったり、充分に対応できないジレンマを感じたりすることがあると思います。これは駐在者と企業の双方にとって理想的な状況ではありません。
そこで日本語・英語対応のオンラインアシスタント/Emily.によるサポートを活用することで、新規赴任者への持続的なサポート体制、インフラを整える一歩を踏み出すことができます。
そうすることで人事・総務部門の社員の負担が軽減され、駐在社員の働きやすさ向上に繋がります。
この記事では、駐在社員の新生活立ち上げに関しておさえておきたいポイントや、おすすめなオンラインアシスタントの活用方法などについてご紹介します。
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アメリカ駐在生活スタートに必要なこと
アメリカでの駐在生活は、当然のことながら日本と異なる点が非常に多くあります。細かく挙げ出すとキリがありませんが、まずはアメリカでの新生活をスムーズにスタートさせるために必ずおさえておきたい事柄を注意点とあわせてチェックしていきましょう。
ビザやSSN（Social Security Number）の取得
アメリカでのビザ（査証）、およびソーシャル・セキュリティ・ナンバー(以下SSN）の取得プロセスは赴任準備、および渡航後の最優先事項としての対応が必須です。
ビザ申請過程において、市民権・移民局（USCIS）、もしくは大使館、領事館より追加資料を求められた場合、審査を滞らせないように迅速に回答する必要があります。弁護士や専門家を通して申請している場合、質問状にどう回答するべきか緊密な連携が重要です。
また、SSNは運転免許証の取得、銀行口座開設、また住宅、光熱費等の契約時に求められます。ソーシャル・セキュリティ・アドミニストレーション（社会保障局）のウェブサイトには入国後にオンライン申請し、45日以内に最寄りのオフィスにて必要書類を提出するよう明記されています。実際には会社側は新しい従業員を州に報告する義務があるため、より早急な取得が理想です。
現地での生活準備サポート（住居探しから環境の整備まで）
アメリカ現地での住居探しは、地域の特徴や周辺環境を理解するところから始まり、内見予約、不動産エージェントとのやりとり、契約に至るまで根気の要る作業といえます。また、新しい拠点にて着任直後という状況で、効率的に短期集中で進めたいプロセスです。
日本語で案内してもらえる不動産業者は一部の都市にいるものの、入居後の修理依頼、購入した家具の配送、組み立て時の調整作業等、細かいところでは英語のみになり、要領をえない難しさを感じることもあったり、日本だと想定する必要がないようなトラブルも起こりかねません。
住居が確定するまでのホテル滞在、お子さんがいる場合は転校先の学校・学区とのやりとりという住居環境、教育環境の整備は駐在社員の方、およびご家族の方にとって気を揉む作業になるでしょう。
国際運転免許の取得
国際運転免許証（International Driving Permit）は、渡航前に確認・準備しておくべきもののひとつです。
アメリカではいわゆる道路交通法は州法です。各州のDMV（Department of Motor Vehicles）がそれぞれの交通法規を定めています。（ニュージャージー州はMotor Vehicle Commission等、名称の例外あり）
運転する予定の州において国際免許に関する規定、有効期間を確認することは大変重要です。例えば、ニューヨーク州DMVは、英語以外の言語で書かれた外国発行の免許の場合、国際免許証を持参するか、領事館、国務省、または正式な組織から認められた翻訳が必要と明記しています。
一方で「国際免許を認めていない」としているイリノイ州のような例もあります。外国で発行された免許証が認められていると記載があるものの、日本の免許証は日本語表記のみのため運用上のトラブルを避けなくてはなりません。各州の現在のルール、一時的な訪問者用の免許証の有無等を随時確認することが重要です。
また、お子さんがいる場合は、年齢、身長、体重に応じてカーシート、ブースターの取り付けが各州法で定められています。
銀行口座の開設
アメリカでの銀行口座開設には、一般的にSSNか個人用納税者番号（Individual Taxpayer Identification Number, ITIN)が必要です。
しかし各金融機関のポリシーにより身分証明書として認められる書類が異なる場合があり、渡航して間もない口座開設希望者に対して、複数の証明書が求められることもあります。
通常オンライン上で本人確認手続きが完了できることでも、店舗窓口にて手続きするよう指示があるかもしれません。店舗に直接出向く前に、具体的な要件について情報収集し、書類等を理解しておくことが理想的といえます。
オンラインアシスタント/Emily.を活用する3つのポイント
多くの在米拠点は組織規模が日本と比べて小さく、駐在社員のサポートは総務・人事部門が兼任していることが一般的です。しかし、採用コストの増加や人材の定着への慢性的な不安から部門増員は現実的ではないという声が聞かれます。
とはいえ、リロケーション・サービス会社とパッケージ契約するのは対応範囲も限定的で、実際には自分で対応できる部分もある場合に躊躇してしまうものです。
COEL では属人的な体制からの早期脱却を望む総務・人事ご担当者様からご相談をいただき、柔軟なサポートが可能なオンラインアシスタント/Emily.を完全リモートでご提供しています。
総務・人事部門の担当者の方からはもちろんのこと、日本から渡航したばかりの駐在社員の方が安心して連絡がとりあえる日本語・英語対応のアシスタントとしてご活用頂くケースが増えていますので、どのような理由で活用されているのかを簡単に見てみましょう。
アメリカ文化・言語の壁への適用
日本からの駐在員は、現地での仕事をこなすためにもアメリカの文化や社会慣習にいち早く適応する必要があります。
アメリカ生活がスタートしてから生活環境を整えるだけで2〜3ヶ月かかったケースも多くみられますが、アメリカ現地の最前線で活躍する必要がある駐在員にとっては、この期間はタイムロスになってしまい、業務やパフォーマンスにも支障が出てしまいます。
オンラインアシスタント/Emily.の日米バイリンガルサポートは、例えばアメリカでの銀行口座開設や住宅探し、インターネット契約など新生活の準備において必須なタスクを迅速にサポートすることが可能です。オンラインアシスタントが現地で必要となる手続きを円滑に進めることで、駐在員やそのご家族がストレスを感じることなくアメリカでの生活を始められるでしょう。
総務部門の効率化
一部の会社では、総務人事部門が駐在員のサポートに多くの時間を費やしており、イレギュラーで突発的なタスクになることも多くタイムマネジメントが困難なケースが見られます。
オンラインアシスタント/Emily.を活用することで、これらの部門はコア業務に専念できるようになり、各種予約関係の手続きや経費精算とりまとめ 、健康保険の管理など、総務部門の駐在員サポート業務をEmilyに委託することで、部門及び会社全体の生産性、効率を向上させることにつながります。
企業活動を縁の下で支える部署としてバックオフィス業務は非常に重要となります。ですがバックオフィス業務ではコストなどの関係で、社内で部署を抱えることが難しい場合があります。特にアメリカでビジネスを運用している中小企業は、バックオフィス[…]
コスト削減
オンラインアシスタント/Emily.を利用することは、新たなフルタイム社員を雇うよりもコスト効率が良い方法と考えることができます。
駐在員サポートのために現地社員を雇う場合、採用プロセス、トレーニング、給与、福利厚生などのコストや多くの時間がかかるでしょう。突発的でイレギュラーな業務になりがちである駐在員サポートにおいては月20〜30時間といった最低限の稼働時間で、コスト削減と時間効率向上を図ることが可能です。
アメリカでビジネスを行う際、人材雇用に関して頭を抱えることがあるでしょう。日本企業がアメリカで現地雇用する場合、仕事に対する姿勢や働き方が日本企業の基準に見合う人材を探すよう、現場やマネジメント層から求められる状況があります。[…]
まとめ
赴任準備や新生活の立ち上げにおいておさえておきたいポイントや、オンラインアシスタントの活用がおすすめな理由をご紹介しました。
勝手知ったる国では容易に解決できていたことも、手探り状態の新環境においては思わぬ負荷を伴います。
そんな時、アメリカでの慣習を理解したオンラインアシスタント/Emily.のフレキシブルなサポートを利用することで、駐在社員の方の新拠点での始動がよりスムーズなものにでき、在米の総務・人事部門の業務の効率化にもつながります。
アメリカで一般的になっているオンラインアシスタント（またはバーチャルアシスタント＝Virtual Assistant）は、社内でこなすのが望ましくない業務を社外のプロフェッショナルにリモートで依頼できるサービスです。特に、日常業務に[…]
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