資料作成は人任せ！オンラインアシスタントを上手に活用しよう

社会人であればワードやパワーポイント、エクセルなどを活用して『資料作成』が出来て当たり前。

この事が当然のように、会議やプレゼンテーションに必要な『資料作成』を行ってきた、日本で働くビジネスパーソンが多いではないでしょうか？

『資料作成』の為に時間外労働を余儀なくされたり、通常業務に支障をきたしているという方も多い事でしょう。

この記事では、アメリカで新定番になりつつある【オンラインアシスタント】を用いて、資料作成を外注する方法をお伝えします。

資料作成＝社会人の常識！？

私も『資料作成』の為に、時間外労働や通常業務に影響を及ぼしていた1人で、当然のようにいつも自ら『資料作成』を行ってきました。

全くの初心者から多少の経験やスキルを磨いて、まあ、それなりに恥ずかしくない『資料作成』は可能となりましたが「可もなく不可もない」レベルです。

簡単な資料を作成する事に、特に問題がなくサッと作成できますが、大切なプレゼンに使用する参考資料の作成になると、多大な時間を費やす事となります。

通常業務に『資料作成』が追加され、確実にオーバーワークとなります。

多少『資料作成』が可能なだけなので、完璧とはほど遠い資料を多くの時間を割いて作成する、非効率さに常々疑問を抱いていました。

そんな時、私に替わって『資料作成』をしてくれる【オンラインアシスタント】の存在を知り、外注してみる事に決めました。

【オンラインアシスタント】に『資料作成』お願いしてみるとすると、私の想像を遥かに上回る、どこに出しても恥ずかしくない、完璧な資料が短時間で仕上がってきたのです。

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様々なビジネスで重要不可欠な『資料作成』

どのようなビジネスで『資料作成』が必要となるか？

• 週に1回の社内会議の為に
• 新規契約獲得の為に
• 社内用プレゼンテーションの為に
• 融資を受ける為に
• お店をアピールする為に

など、考えてもキリがないほど、多くのビジネスシーンで『資料作成』を行わなければならない事でしょう。

どのような人物やシチュエーションで『資料作成』が必要となるか？

• 会社の代表
• 部長・マネージャー職
• 営業職
• コンサルタント
• 教育関係
• スタートアップ

など、誰かに何かを伝える立場にある場合、必ずと言って良いほど『資料作成』が必要で重要な項目と考えられます。

こちらに当てはまる方で、情報を簡潔にまとめたり、見やすいビジュアルを作成したりなどの、分かりやすく見やすいビジネス視点での資料作りが得意で、尚且つ十分な作業時間がある場合は、もちろんご自身で作成するという選択肢もあるかと思います。

ですが残念ながらそのような、分かりやすく見やすいビジネス視点での資料作りが得意で、時間が十分にあるビジネスパーソンはごく少数でしょう。

資料作成は時間がかかり構成やデザインが難しい

資料作成こそオンラインアシスタントへの業務委託に適したノンコア業務

冒頭でもお伝えしましたが、実際に私自身『資料作成』が得意分野ではありません。

多くの時間を『資料作成』に割く事となりますし、第一に簡潔に分かりやすくビジネスに適した『資料作成』を出来るタイプではありません。

そんな中『資料作成』を行う事が、本当に非効率でストレスを感じる業務でした。

資料作成を依頼する為に必要な準備とは？

必要な準備①『ドラフト作成、情報共有と提供』

まず資料内容を決めましょう。

優秀なオンラインアシスタントといえ、何も知らないゼロ状態から資料を作る事は困難です。

ご自身が思い描く資料に近づける為に、情報の共有と提供がとても大切です。

手書きや、箇条書きなど、何でも構いません。

なるべく多くの情報を共有・提供しましょう。

必要な準備②『参考資料や素材を提出』

ドラフト作成が出来れば、ゴールはもう目前です。

完成資料のベンチマークや、参考にしたい資料などがある場合、オンラインアシスタントに共有しましょう。

加えて使用したい図や画像などが、もしあれば共有しましょう。

（例：A社の新規プロジェクト用の資料のようなビジュアルで、白とグレーを基調に弊社のテーマカラーのミドリをポイントで使用したい。etc…）

資料作成依頼の具体例

このようにテキストベースで要点や伝えたいことをまとめて頂くだけで、ご要望のデザインやトーンに合わせて資料作成をサポートし、10page, 20page以上といったボリュームも資料全体のストーリーやポイントを考慮してデザイン致します。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

オンラインアシスタントを利用するする事で、資料作成を外注してノンコア業務を削減、効率的にご自身の業務時間の確保を行える方法をご紹介しました。

これから日本でも広がっていくであろう「オンラインアシスタント」をいち早く導入して、ご自身の業務時間をより生産性の高いものにしていきましょう。

優秀なオンラインアシスタントが、分かりやすく・見やすい完璧な資料の作成を、あなたの業務に替わってご作成致します！

オンラインアシスタント/Emily

https://www.emilyassistant.com/