ビジネスにおいては、チームミーティングや見込み客との商談、採用面談など、さまざまな場面でスケジュール調整が欠かせません。アメリカでビジネスを展開する日本企業にとっては、アメリカの複数のタイムゾーンや、日本とアメリカの祝日・営業日の違いを考慮する必要があり、スケジュール管理に苦慮している方も多いことでしょう。
この記事では、国際的なビジネスやミーティング調整にも役立つスケジュール管理ツール、Calendlyをご紹介します。
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Calendlyとは
Calendlyは、使いやすさや自動調整機能で評判が高い、スケジュール管理ツールです。Calendlyは無料プランを提供しているため、予算に制約のある個人や中小企業でも手軽に利用できます。無料プランでは1つのイベントタイプの作成や1:1ミーティングの予約が可能です。
またプレミアムプランは、月額課金制でグループミーティングや複数のイベントタイプの設定、自動リマインダーの送信など、ビジネス規模に合わせて利用できます。インターフェースが使いやすく初めて利用するユーザーでも簡単に設定でき、利用者の予定と照らし合わせて自動的にミーティング可能な時間帯を提案し、他の参加者との調整を円滑に行うことができます。
類似のツールとしては、複数の選択肢からの投票を通じて日程を調整するDoodleなどがありますが、Calendlyは柔軟な設定が可能であり、予約可能な日時やイベントの長さ、通知のタイミングなどを細かく調整できる点が特徴です。
Calendlyの主要機能
自動スケジュール設定
Calendlyは、利用者の予定と連動して、自動的にミーティング可能な日時を提案します。これにより、手間なくミーティングやイベントのスケジュールを調整することができます。また、ワークフローを使用して、メールやSMSでイベントのリマインダーを自分好みに調整して送信することもできます。
カスタマイズできるミーティング可能な時間
利用者はCalendlyを使用して、自分の都合に合わせたミーティング可能な時間を設定できます。これにより、異なるタイプのイベントやミーティングに対応しやすくなり、ビジネスミーティングには午前中のみ、個別相談には昼休み後の時間帯を設定するなど、細かく設定できます。
また、特別な日や祝日、予定が詰まっている日を非表示にすることができるため、特定の日には新しい予定を受け付けないようにすることができます。
カレンダープラットフォームとの統合
CalendlyはGoogle CalendarやOutlookなどの主要なカレンダープラットフォームと連携できます。これにより、既存の予定との整合性を保ちながらスケジュールを立てることが可能です。
チームスケジュール
Calendlyは、複数のユーザーが協力してスケジュールを管理できるような、チームスケジュール機能も提供しています。これにより、大規模な組織やチームのスケジュール調整も容易にできます。またダブルブッキングを検出して防いだり、Calendlyから生成された個別のリンクを利用して、相手に直接スケジュール調整を依頼することもできます。
メール通知
ユーザーは予定されたイベントやミーティングの前に自動的にメール通知を受け取ることができます。これにより、予定の把握や参加者へのリマインダーが簡単に行えます。特にアメリカでビジネスを行う日本企業にとって、異なるタイムゾーンや国際的な連携が求められる状況で、Calendlyは頼りになるビジネスツールとなります。
他ツールとの統合
ZoomやSalesforce、Paypalなどさまざまなツールと連携することができます。たとえば、Salesforceとの連携では、新しい見込み客の連絡先や商談を自動的に作成できたり、既存の顧客の場合は、既存の顧客リストに関連付けられたイベントが自動的に追加されます。また、Paypalと連携する場合は、申し込みの際に、申込者は全額または一部の支払いを行うことができます。
Calendlyの活用例
アメリカでビジネスを行う日本企業の場合、どのようにCalendlyを活用できるのでしょうか。こちらでは、主な利用シーンとそれに伴うメリットをご紹介します。
社内外の会議
Calendlyを利用することで、社内や社外との会議をスムーズに調整できます。自動的なスケジュール調整機能により、参加者の予定と照らし合わせながら最適な日時を選定してくれるため、日程調整のコミュニケーション時間が削減できます。
コンサルティングサービス
アメリカでビジネスコンサルティング、マーケティングコンサルティング、ITコンサルティングなどB to Bのコンサルティングサービスを提供している場合、見込み客とのミーティングをスムーズに設定できるCalendlyは、ビジネスの機会を増やすことに役立ちます。
個別リンクの提供やミーティング可能な時間の提示により、相手の都合に合わせた柔軟な対応ができ、効率的なコンサルティングをサポートしてくれます。
採用面接
採用プロセスでは複数の候補者と面接を行う必要がありますが、Calendlyを使って個別リンクを提供し、候補者と調整を円滑に進めることで、採用プロセスを迅速かつ効果的に進めることができます。
また、Linkedinとの連携で、候補者とのスケジュール調整を自動化することもできます。
タイムゾーンサポートの活用
タイムゾーンの違いがある場合でも、Calendlyのサポート機能を活用すれば、スケジュールを効果的に調整できます。時差を考慮してスケジュールを確認できるので、誤解やミスを最小限に抑えてくれます。
見込み客と営業担当者のコミュニケーション
Calendlyを利用することで、見込み客は自分の都合に合わせて最適な日時を選び予約することができ、営業担当者と見込み客との直接的な対話機会を確保できます。特にビジネスの課題やニーズに関する具体的な相談が必要な場合、迅速にミーティングを設定することは、ビジネスに効果的です。
メールやウェブサイトでの最後の「お問い合わせください」や「詳細についてはこちら」といった呼びかけの代わりに、「今すぐミーティングを予約してください」といった文言をCalendlyを用いて記載することができます。そうすることで、よりスムーズに商談を設定でき、営業機会を増やすことにつながります。
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まとめ
手軽で使いやすく、効率的なスケジュール管理を可能にするCalendlyをご紹介しました。Calendlyは、異なる拠点とのスケジュール調整やタイムゾーンの管理、採用面談などさまざまな場面での日程調整にも適しています。
Calendlyのような、アメリカのビジネス展開をサポートするツールやアシスタントサービスをうまく活用しながら、ビジネスの困りごとを解決していきましょう。
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