世界各国で支持される業務効率化ツール「Asana」

ビジネスの成功には効率的な業務管理が欠かせませんが、アメリカで事業を行う日本企業は、どのようなツールを利用するといいのでしょうか？

この記事では、業務効率化ツールAsanaがどのようにタスクやプロジェクト管理をサポートし、チームのパフォーマンスを向上させるのか、その理由を解説していきます。

柔軟性と効率性を兼ね備えたツールAsanaとは

Asanaは、タスクやプロジェクトを管理するためのツールで、世界190カ国で採用されています。直感的なインターフェースと柔軟性が特徴で、タスクの割り当て、締め切りの設定、進捗の確認などを効果的に行うことができます。タスクやプロジェクトは、リストやカレンダーで表示でき、チーム全体の進行状況を一度に把握できます。さらに、SalesforceやGoogleスプレッドシートといった270種類以上のツールやアプリケーションとの連携も容易です。

Asanaは10人以下のチームで利用できる無料プランから、StarterプランやAdvancedプランなど、さまざまな料金プランが提供されています。料金プランはユーザー数や機能の使用範囲によって異なりますが、シンプルなタスク管理ができる無料版から大企業向けのカスタマイズプランなど幅広く提供されています。また公式ウェブサイトでは、サイバーエージェントやNTTなどの活用事例を読むことができ、日本企業をはじめ世界の企業がどのようにAsanaを活用しているかについて参照することができます。

Asanaの5大機能

シンプルで使いやすいAsanaの主な機能について、5つの観点から説明します。

タスク管理機能

Asanaのタスク管理機能は、チームメンバーにタスクを割り当て、進捗を確認するのに役立ちます。たとえば、マーケティングチームは新商品の広告キャンペーンをタスクとして作成し、デザインチームに広告画像の作成を割り当てを行うことができます。待機中のタスクや、マイルストーンになるような重要なチェックポイントなども設定でき、チーム全体がタスクの進捗状況を把握できます。

プロジェクト管理機能

プロジェクト管理機能では、大きな目標を小さなタスクに分割し、プロジェクト全体を整理することができます。たとえば、イベントの計画のプロジェクトの場合、担当者ごとにタスクを割り当て、準備や実行段階を明確にします。これにより、イベント準備の進行状況が管理でき、サポートが必要な部分を特定できます。

タイムライン管理機能

タイムライン管理機能は、タスクとプロジェクトのスケジュールをわかりやすく表示する機能です。たとえば、新商品のローンチプロジェクトでは、タスクの締め切り日を設定し、広告キャンペーンの撮影が終わる前にSNSキャンペーンの準備を開始するなど、一連のスケジュールを調整できます。

タスクのカスタマイズ機能

Asanaでは、タスクにカスタムフィールドやラベルを追加することができます。たとえば、優先度や進捗状況、担当者をカスタムフィールドとして追加することが可能です。詳細をカスタマイズすることができるため、既存のプロセスをAsanaにうまく落とし込みながら、スムーズにタスクを管理できます。また承認タスクを作成することができ、リーダー権限の付与により、承認、差し戻し、却下などの機能が利用できます。

コラボレーションとコミュニケーション機能

タスクごとにメンバーがコメントを残したり、必要な資料の共有などを通じてメンバー間でコミュニケーションを行い、リアルタイムの通知を受け取りながらチームでタスクを進めることができます。プロジェクトの進捗はAsanaで確認できるため、会議では進捗報告をスキップして解決すべき課題を話し合ったり、戦略やクリエイティブな仕事に時間とエネルギーを集中することができます。

これらの機能を組み合わせることで、効果的なタスク管理やプロジェクト遂行を行うことができ、部門を超えたコラボレーションも行うことができます。

Asanaとmonday.comの各特徴

Asanaとmonday.comは、両方ともプロジェクト管理やタスク管理を支援する強力なツールですが、それぞれの特徴があります。

Asanaはシンプルで直感的なデザインが特徴的で、さまざまなチームやプロジェクトに対応できる柔軟性が挙げられます。また、タスク管理における進捗確認やタスクの割り当てが優れています。チーム間のコラボレーションや、タスクごとのコミュニケーション、進捗共有を簡単に行うことが可能です。また、タスク管理に重点を置き、タスクごとの進捗状況や詳細を把握したい場合や、チーム全体を管理したい場合に便利です。

東京など世界各国にデータセンターが設置されており、カリフォルニア州の消費者プライバシー法、日本の個人情報保護法、EUのデータ保護規則など世界各国のプライバシーやデータ保護の規則に準拠しています。また、英語や日本語など10以上の言語からAsanaで表示する言語を選択でき、FAQなども日本語で表示できるのが特徴です。

monday.comの特徴として、カスタムビューやボードの柔軟な設定ができ、特定の業界やプロジェクトに合わせて調整できる点が挙げられます。また、ワークフローの自動化やプロセス管理が強化されており、定型的な作業の効率化に優れています。グラフやダッシュボードを活用し、データを視覚的に表現することで、状況を把握することができます。柔軟なカスタマイズやプロセスの自動化が必要な場合や、視覚的なデータ表示が重要で、グラフやダッシュボードを活用したい場合に便利です。

またmonday.comは、在庫管理や財務管理といった管理を行うことができるため、幅広い業務を一つのツールで管理したい場合に便利です。

各プロジェクトチームのニーズや性質によって、どちらのツールが有用かを判断するとよいでしょう。

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オンラインアシスタント/Emilyでは、アメリカ市場へ進出する日本企業をバックオフィスからマーケティング、カスタマーサポートまで幅広くサポートしています。特に人員が少なく、コストの制約がある企業に対して、課題に合わせたフレキシブルな提案を得意としています。

例えば、アメリカでの事業展開における各企業のニーズに合わせて、Asanaのような様々なビジネス支援ツールから最適なツールを提案し、アドバイスを行うことができます。これにより、企業はタスク管理やチーム間のコラボレーションを強化し、限られたリソースの中で効果的な業務を遂行することができます。

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まとめ

Asanaはアメリカをはじめ、世界各国で利用されている優れた業務効率化ツールです。Asanaの直感的な操作性や柔軟性、主な機能などについて解説しました。タスクやプロジェクト管理以外の目的に合わせたツールを選定・リサーチしてほしい場合なども、オンラインアシスタント/Emilyではアメリカでのビジネス経験のあるアシスタントが柔軟に対応させて頂きます。