QuickBooks Onlineは基本的な機能に加えて、さまざまな高度な機能があり、これらを活用することで、業務の効率化やデータ分析の精度を向上させることができます。
この記事では、アメリカの日本企業も利用しやすいカスタムダッシュボードや自動化ツールなどを解説していきます。
アメリカ市場でビジネスを展開するうえで、アメリカの複雑な会計規則や税制に関する理解がアメリカでの成功への鍵となります。QuickBooks Onlineは、財務諸表の作成や請求書の発行などが簡単にできるクラウドベースの会計ソフトウェ[…]
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自動化機能の活用
自動仕訳の設定
QuickBooks Onlineの自動化機能を活用することで、日常的な財務処理の手間を大幅に削減できます。
- 自動仕訳ルールの設定
「Bank transactions」から新しいルールを作成します。「Rules」の「Auto-add」を適用し、取引の詳細（例：特定のベンダーからの支払いなど）に基づいて、自動的に仕訳を作成する条件を設定します。
- 条件とアクションの定義
取引の条件（例：金額、取引先、説明など）を指定し、その条件に一致する取引に対して実行されるアクション（例：特定のアカウントに記録など）を定義します。一つのルールに最大5つの条件を設定することができます。
定期的なトランザクションの自動化
定期的な取引を自動化することで、手動での入力作業を省略できます。まずは、家賃やサブスクリプション費用など簡単で一貫性のある取引から始めるとスムーズです。この機能の使い方に慣れたら、より多くの取引に適用できるようになります。
- 定期トランザクションの設定
「Lists」タブから「Recurring transactions」を選択し、新しいトランザクションを作成します。
トランザクションの種類、頻度、金額、開始日と終了日を設定します。
- 自動通知と確認
QuickBooks Onlineは定期的なトランザクションが発生する前に通知を送信します。これにより、トランザクションが正確に実行されていることを確認できます。
プロジェクト管理機能
プロジェクトの設定と管理方法
QuickBooks Onlineのプロジェクト管理機能を利用することで、各プロジェクトの収益性を詳細に追跡できます。
- プロジェクトの作成
「Projects」タブから新しいプロジェクトを作成し、プロジェクト名、顧客、開始日、終了日を設定します。
- プロジェクトに関連する取引のリンク
収益、経費、時間をプロジェクトにリンクさせることで、各プロジェクトの全体像を確認できます。
収益と経費の追跡
プロジェクトごとに収益と経費を追跡することで、各プロジェクトのパフォーマンスを評価できます。
- 収益の追跡
プロジェクトに関連する請求書や支払いを記録してくれるため、収益を確認することができます。プロジェクトの進捗に応じて、収益の予測を調整します。
- 費用の追跡
プロジェクトに関連する経費を記録し、確認することができます。人件費などの費用の詳細を分析することが可能なため、コスト管理を徹底できます。
分析とダッシュボード機能
カスタムダッシュボードの作成
QuickBooks Onlineのダッシュボード機能を活用して、ビジネスの重要な指標を一目で確認できるカスタムダッシュボードを作成します。
- 項目の追加
ダッシュボードに必要な項目（例：売上、費用、キャッシュフローなど）を追加し、必要に応じてサイズを変更できます。また、並べ替えたりするなど配置をカスタマイズし、見やすいレイアウトにします。
- リアルタイムデータの表示
ダッシュボードはリアルタイムでデータを更新するため、最新の財務状況を常に把握できます。たとえば、キャッシュフロー、損益、経費、収入、売上といったビジネスの収益性を追跡し、接続されたすべての銀行口座の残高を 1 か所で確認できます。これによりカスタムダッシュボードを使って、重要な決定を迅速に行うことが可能です。
高度なレポート機能
カスタムレポートの作成方法
QuickBooks Onlineのレポート機能は、ビジネスの財務状況の分析するために非常に重要な機能です。基本的なレポートに加えて、カスタムレポートを作成することで、特定のニーズに合わせて必要な情報のデータだけを抽出しレポートを作成できます。
- レポートのカスタマイズ
ダッシュボードから「Reports」>「Customize」を選び、会計方法、期間、表示する行と列の選択、表示する顧客、ベンダー、製品などを選択します。ヘッダーとフッターに表示する内容を選びます。
- レポートの保存とスケジュール設定
カスタマイズが完了したら、レポートを保存し、必要に応じて今後同じレポートを作成できるように「Save customization」を選択し、レポートに名前をつけて保存します。
データのフィルタリングと分析
フィルタリング機能を活用することで、必要な情報を迅速に取得し、詳細な分析が可能になります。
- 取引のフィルタリング
取引を特定の顧客、ベンダー、アカウント、期間などでフィルタリングします。たとえば、不動産管理会社の場合は、各物件や各アパートごとに抽出できたりするなど、特定のカテゴリに関連するデータを簡単に抽出できます。
- 取引の管理とレポート分析
データを追加で分類するためのクラスとサブクラスを設定できるほか、損益計算書レポートに未分類の取引が多く表示される場合、未分類の取引のみを表示するレポートを作成し分析することもできます。
QuickBooks（クイックブックス）は、企業の会計管理に広く利用されているソフトウェアです。QuickBooksでは従来のデスクトップ版とオンライン版がありますが、近年ではオンライン版への移行が推奨されています。この記事[…]
オンラインアシスタント/Emily.
オンラインアシスタント/Emily.では、日本語と英語のバイリンガルが揃っており、データ入力や経費精算、インボイスの発行や処理などの経理のルーティン業務も日本語と英語の両方で対応できます。
また、適切なツールの導入サポートも行っており、例えば「QuickBooks Online」や、経費管理を効率化するようなツールを導入することで、業務プロセスの効率化やコスト削減が可能となります。以上のように、オンラインアシスタント/Emily.に業務を委託することで、言語的なスキルやアメリカのビジネス文化に精通したスキルに加え、労力の節約や業務効率化の面でも多大なメリットがあります。
まとめ
この記事では、QuickBooks Onlineの高度な機能の活用方法をご紹介しました。QuickBooks Onlineの高度な機能を活用することで、ビジネスの財務管理が効率化され、詳細なカスタムレポート作成が可能になります。リアルタイムでデータを更新し、最新の財務状況を把握できるほか、複数の通貨を扱う機能やプロジェクト管理機能を使用することで、国際的なビジネスやプロジェクトの収益性を評価できるため、アメリカに進出している日本企業にも適しています。
一部の業務をアシスタントに任せたり、便利なツールを活用して業務の自動化や効率化を進めることで、経理部門はより戦略的な役割を果たすことができます。組織の成長や競争力を高めるために、外部委託できそうな業務があれば、アシスタントサービスを利用したり、業務効率化につながるツールを活用していきましょう。
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